Você começa a fazer backup dos seus e-mails após uma exclusão acidental. Infelizmente, porém, as pessoas muitas vezes cometem muitos erros nesse processo. Se você fizer backup dos seus e-mails de forma superficial ou nem fizer, esses erros podem custar sua vida.
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É fácil presumir que seus e-mails estão seguros na sua caixa de entrada e adiar o backup por mais tempo do que o necessário. Mas as coisas podem piorar enquanto isso. Por exemplo, você pode ser bloqueado da sua conta do Google ou excluir acidentalmente um ou mais e-mails e anexos. Na verdade, muitas pessoas acham que podem fazer backup todo mês até perder uma sequência inteira de e-mails importantes.
Felizmente, você pode facilmente adquirir o hábito de fazer backup do seu e-mail diariamente ou até semanalmente. As etapas para realizar um backup variam dependendo do seu provedor de e-mail. No entanto, para o Gmail , um dos provedores de e-mail mais populares, você pode usar o Google Takeout para exportar seus dados. Você pode então armazenar os dados em um disco rígido externo, serviço de nuvem ou outro local semelhante de fácil acesso.
Pode parecer que fazer backup apenas de e-mails selecionados ou daqueles em uma pasta específica seja uma boa ideia, mas às vezes isso pode sair pela culatra. Detalhes importantes podem se perder em e-mails em lugares que você não pensaria em fazer backup, como Promoções ou Pasta Enviada.
Claro, só você pode decidir o que vale a pena fazer backup. Mas uma regra que você deve seguir é fazer backup de dados importantes duas vezes (uma vez na nuvem e uma vez localmente), enquanto coisas não tão importantes devem ser feitas backup apenas uma vez. Você também pode optar por fazer backup de todos os seus arquivos maiores duas vezes, pois eles costumam ser os mais difíceis de recuperar se perdidos. Anexos como contratos e documentos com várias páginas, em particular, devem ser priorizados para que você sempre possa acessá-los.
Ao começar a fazer backup dos seus dados, você não perceberá que seus arquivos estão sendo exportados incorretamente. Você assume que baixou os arquivos e eles estão prontos para serem copiados para seu local de armazenamento. Você só percebe que algo está errado quando tenta recuperar alguns dos e-mails contidos nele.
Se tiver sorte, você poderá detectar esse erro bem cedo e não perder nenhum dado importante. Então, se você é novo no backup de e-mail, certifique-se de testar se é possível restaurar seus dados ao longo do tempo. Abra o conteúdo dos arquivos de backup e verifique se tudo foi carregado corretamente e se você consegue acessar todos os seus dados.
Confiar em um único método de backup pode ser desastroso. Pense nisso: o que você faria se todos os seus backups estivessem armazenados no seu laptop e ele de repente travasse ou fosse perdido? Esse é o tipo de situação em que você não quer se encontrar, principalmente quando precisa recuperar um e-mail antigo.
Mesmo os locais de armazenamento mais seguros podem falhar. Por exemplo, discos rígidos podem falhar, enquanto serviços de nuvem podem ser hackeados. É por isso que é melhor ter backups em pelo menos alguns lugares diferentes. O ideal é que um seja um local físico e o outro seja um serviço em nuvem. Você também pode aplicar a regra 3-2-1, que basicamente significa:
Qualquer tipo de dado do qual você faça backup deve ser criptografado para proteção contra acesso não autorizado. Muitas pessoas gostam de manter as coisas simples, por isso deixam seus backups de e-mail sem criptografia por muito tempo. Mas se você estiver lidando com informações confidenciais, isso não é algo que você deve adiar. Isso pode parecer uma etapa desnecessária, mas pode ajudar a proteger muito seus dados caso alguém tente acessar seus arquivos.
Se você decidir criptografar seus dados, certifique-se de armazenar sua chave de criptografia em um local seguro e separado de seus backups para não perdê-la. Lembre-se de que sem a chave, seus dados estarão praticamente perdidos.
Muitas pessoas costumavam pensar que nunca precisariam fazer backup de seus e-mails porque estariam seguras em suas caixas de entrada e não queriam complicar as coisas para si mesmas. Só quando você começa a fazer backup do seu e-mail é que percebe que não é tão difícil assim. A paz de espírito que vem de saber que você pode acessar qualquer e-mail ou anexo a qualquer momento vale o esforço. Se você tem adiado o backup do seu e-mail ou de quaisquer outros dados, familiarize-se com estas dicas de backup rápidas para ajudar você a permanecer no caminho certo.
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