Como adicionar novo usuário no HubSpot

Se você está iniciando ou expandindo um negócio, precisa de uma maneira eficaz de gerenciar diferentes equipes e departamentos, compartilhar informações, gerenciar o fluxo de trabalho e delegar tarefas com eficiência. Implementar o HubSpot em sua empresa pode ser de grande ajuda para unir marketing, vendas e serviços. Desde o rastreamento de vendas e clientes potenciais até o lançamento de campanhas de inbound marketing.

Para aproveitar todas as possibilidades que esta plataforma oferece, você precisa saber utilizar suas principais funções, começando pela adição de um novo usuário.

Adicionando um novo usuário

Embora o HubSpot seja vital para melhorar seus pipelines de CRM, os usuários são a espinha dorsal do sistema, portanto, execute o processo uma etapa (ou pessoa) de cada vez. Felizmente, adicionar um novo usuário ao HubSpot é tão simples quanto seguir estas etapas fáceis:

1. Faça login no HubSpot com suas credenciais de administrador.
   
2. Clique no ícone de engrenagem no menu superior direito.
   
3. Navegue até Usuário e Termos no menu da barra lateral esquerda.
   
4. Vá para a guia Usuários e clique em Criar usuário no canto direito.
   
5. Insira o endereço de e-mail do seu novo usuário, vários endereços separados por espaço ou carregue vários e-mails por meio de um arquivo CSV ou TXT de coluna única ou outra opção listada na tela e clique em Avançar .
   
6. Clique em Escolha como definir o acesso e escolha a opção mais adequada para você.
   
7. Selecione Próximo , momento em que o HubSpot enviará convites para os e-mails designados, a menos que você desative isso na tela.
   
8. Clique em Concluído para finalizar ou salvar as configurações que você usou como predefinição para adições futuras.
   

Como a HubSpot cria um convite com base no e-mail, você não precisará de nenhuma informação adicional para adicionar uma pessoa ao sistema. Assim que o novo membro da equipe aceitar o convite, ele poderá concluir a configuração do perfil com informações pessoais.

Antes de clicar em Concluído, você pode selecionar estas opções se forem convenientes ou estiverem disponíveis em seu plano de assinatura:

• Copiar link de convite – Você pode clicar neste botão para copiar o link de convite, que pode ser salvo e enviado ao novo usuário em outra plataforma, como em uma mensagem do Slack ou Teams.
• Adicione seus usuários a uma equipe – Esta opção pode ser útil se você já tiver equipes configuradas. Você pode selecionar as equipes no menu suspenso e adicionar seu usuário.
• Configure usuários com predefinições – Se você tiver o nível Enterprise ou Professional, poderá adicionar predefinições ao seu usuário, escolhendo-as no menu suspenso.
• Salvar essas permissões – Se você modificou um modelo existente ou configurou preferências do zero, poderá usá-los no futuro para funções semelhantes. Esta opção permite salvar as permissões em um novo modelo de conjunto. Está disponível apenas para o nível Enterprise.

Configurando permissões de usuário

Por padrão, as permissões do usuário são divididas em seis hubs:

• CRM
• Marketing
• Vendas
• Serviço
• Relatórios
• Conta

Ao definir essas opções, para alguns hubs você pode definir o que seu usuário pode visualizar, acessar, modificar ou excluir. Para outros hubs, são oferecidas opções de alternância e você pode simplesmente ativar ou desativar determinados recursos ou ferramentas.

Comece com um modelo

Esta é a opção mais conveniente. A HubSpot já configura as permissões com base na função do usuário dentro da empresa. Você pode escolher o modelo desejado percorrendo o menu suspenso em Selecionar modelo ou digitando o título do trabalho. Depois de selecionar o modelo, você poderá personalizá-lo ainda mais, se necessário.

Use um conjunto de permissões personalizado (somente empresa)

O HubSpot tem a opção de criar conjuntos de permissões antes de começar a adicionar um novo usuário. Durante esse processo, você pode definir permissões predefinidas para vários cargos em sua empresa. Como superadministrador, você pode criar até 100 conjuntos diferentes. Basta pesquisar as funções que você atribuiu digitando o nome do conjunto de permissões que você já criou e ele será atribuído ao novo usuário.

Começar do zero

Esta opção é tão simples quanto parece. Você pode inserir manualmente todas as permissões para o novo usuário definindo as permissões para todos os hubs individualmente.

Gerenciando licenças de usuários pagos

Ao criar novos usuários, pode haver algumas limitações para as permissões reservadas para “usuários com licença paga”.

Uma licença paga permite ao usuário acessar recursos e funcionalidades adicionais que não estão disponíveis no plano gratuito. Dependendo do tipo de assinatura paga, os conjuntos de recursos oferecidos podem variar. As camadas que oferecem números limitados de licenças pagas são para as camadas Sales Hub e Service Hub. O número de licenças pagas que você pode incluir no HubSpot depende do seu plano e das configurações de assinatura.

Durante o processo de configuração do novo usuário, você poderá atribuir aos usuários acesso a alguns desses recursos. Ao fazer isso, você estará preenchendo uma das “vagas pagas” que acompanham seu plano de assinatura. Se você esgotou todos os assentos oferecidos em seu pacote, poderá adquirir assentos adicionais. Se você não comprou um assento antes do processo de configuração do novo usuário, você será direcionado para a finalização da compra para comprar assentos adicionais assim que os convites forem enviados.

Criação de usuários com licenças de usuário pagas

Durante a configuração do novo usuário, você pode atribuir a um novo usuário sua licença de usuário pago em algumas etapas simples. Eles estarão disponíveis para os níveis Starter, Professional ou Enterprise Sales and Service.

Para assento de usuário pago de vendas:

1. Clique na guia Vendas .
   
2. Ative o Acesso de vendas .
   
   • Com base no seu nível, você verá as caixas Sales Starter , Sales Professional ou Sales Enterprise .
3. Alterne a chave que mostra o número total e restante de assentos disponíveis.

Para assento de usuário pago por serviço:

1. Clique na guia Serviço .
   
2. Ative o acesso ao Service Hub .
   
   • Com base no seu nível, você verá Service Starter , Service Professional ou Service Enterprise exibido.
3. Alterne a chave que mostra o número total e restante de assentos disponíveis.

Perguntas frequentes

Quem pode adicionar usuários no HubSpot?

Superadministradores e outros usuários que têm permissão para adicionar e editar usuários podem fazer isso, e um superadministrador pode ativar a permissão Adicionar e editar usuários na guia Acesso ao criar um novo usuário. Outro usuário com capacidade de adicionar e editar usuários só pode adicionar permissões que possua.

Como altero o número de licenças na minha assinatura do Sales ou Service Hub?

Você pode adicionar novas licenças à sua conta de serviços ou vendas a qualquer momento. Se você pagar uma assinatura mensal, antes do próximo período de faturamento você terá que pagar um valor proporcional pelos novos assentos adquiridos. Você pode remover as licenças extras pelas quais pagou ou as que não utiliza em sua assinatura a qualquer momento na página “Conta e faturamento”.

Leve seu CRM para outro nível

Para que o seu negócio prospere, apenas adquirir uma das plataformas de CRM mais populares, como o HubSpot, não é suficiente. Para crescer com o HubSpot e aproveitar todo o potencial que ele tem, você precisa saber usar e aproveitar todos os recursos que ele oferece. Adicionar usuários e definir permissões são alguns dos primeiros passos para levar seu CRM ao próximo nível.

Você encontrou algum problema ao adicionar novos usuários? Deixe-nos saber na seção de comentários.