A mala direta é como um daqueles velhos amigos que você não entra em contato há anos. Sempre subestimado e ignorado, até o dia em que você precisa desesperadamente.
Você só não percebe o seu potencial até ser encarregado de gerenciar algumas centenas de convites. Talvez sejam convites de casamento ou talvez um monte de etiquetas de endereço e crachás. Não se preocupe, você pode enviar uma grande quantidade de mensagens personalizadas com o Microsoft Outlook 2016 em apenas alguns minutos e com apenas alguns cliques. O artigo a seguir o guiará para fazer isso.
Mala direta é usada quando você deseja criar vários documentos essencialmente iguais, mas cada documento contém seus próprios detalhes. Os e-mails têm o mesmo formato e conteúdo, além de gráficos, se houver. Por exemplo, os convites têm todo o mesmo conteúdo, exceto nomes, endereços ...
Ao contrário do envio de email para um grupo de pessoas, a mala direta torna cada destinatário o destinatário exclusivo.
O recurso Mala direta usa 2 partes:
Essas duas partes são "mescladas". Com o Outlook como parte do pacote Microsoft Office, você pode usar esse recurso para enviar emails para várias pessoas, cada email personalizado para um contato separado.
O Microsoft Office permite que você use fontes de dados diferentes para obter detalhes de endereço, por exemplo, você pode usar planilhas do Excel ou mesmo um banco de dados do Access. Aqui, você usará os contatos do Outlook para enviar email.
Você executa as seguintes etapas após iniciar o Outlook:
1. Abra Pessoas para exibir sua lista de contatos.
Selecione os contatos ( Ctrl + Clique ) que deseja incluir na sua lista de e-mail personalizada. Para gerenciar facilmente uma lista grande, use a opção Classificar disponível (clique na seta para baixo ao lado de Todos ). Você tipo pode por categoria ( tipo por Categorias ) no mesmo menu drop-down.
Nota: A mala direta não funciona com listas de distribuição.
2. Na faixa de opções , escolha Mala direta> Aprimorar> Grupo de ações .
3. Na tela Contatos de mala direta , selecione Somente contatos selecionados se um email personalizado for enviado para o contato selecionado. Na opção Mesclar , escolha os seguintes parâmetros:
4. Clique em OK e o Microsoft Word será iniciado para você compor sua mensagem pessoal.
Na guia Correspondências sobre a fita , selecione Saudação linha para iniciar a mensagem com a linha de saudação.
Como você pode ver aqui, a caixa de diálogo já foi preenchida primeiro. Este é apenas um espaço reservado para o nome da sua lista de contatos. Logo abaixo, você pode conferir uma prévia dos nomes da sua lista. Você pode personalizar os itens com as opções fornecidas aqui.
Observe que o campo Mesclar vem dos cabeçalhos das colunas na sua lista de endereçamento. Portanto, se houver uma incompatibilidade, use Match Fields para garantir que a mesclagem permaneça precisa. Se o campo que você deseja indicar Não corresponde , clique na lista suspensa desse campo e selecione o nome da coluna que corresponde a essa coluna na sua lista.
Quando você clica em OK , um campo de espaço reservado para a linha de saudação é exibido no documento do Word. Você pode inserir informações adicionais para o documento com campos adicionais.
Clique em Inserir campo de mesclagem . Esses dados devem ser exibidos na fonte de dados original, que nesse caso são informações de contato no Outlook.
Para formatar a linha de saudação da maneira que você deseja, destaque o campo inteiro, incluindo os sinais à direita. Vá para a guia Página inicial e use as configurações de fonte . Além disso, defina o espaçamento entre linhas para garantir que o espaçamento entre linhas corresponda à distância no restante do documento.
A abertura da mensagem é o espaço reservado para GreetingLine e / ou quaisquer campos que você inseriu com a ajuda de adições de casos adicionais. Agora você começa a escrever sua mensagem.
Quando o corpo da mensagem estiver completo, clique em Concluir e mesclar> Enviar mensagens de email. Clique em OK na caixa de diálogo Mesclar para email.
O Word envia cartas individuais para cada endereço de email correspondente. Você não pode CC ou CCO outros destinatários e não pode adicionar anexos a emails.
Você pode salvar o documento usado para mala direta, pois ele também salva o link para a fonte de dados, ou seja, contatos. Quando você abre o documento de mala direta, selecione Sim quando o Word solicitar que você fique conectado.
Depois de se acostumar, todo o processo leva apenas alguns minutos do início ao fim. Além disso, em vez de gastar tempo redigindo e-mails para cada pessoa, agora você pode fazer o mesmo para um grupo, independentemente do número de pessoas no grupo.
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