Um dos aborrecimentos de longa data da mala direta é a incapacidade de formatar corretamente os números no Excel. Felizmente, sempre temos uma saída. Aqui estão três maneiras de corrigir erros de formatação de números na mala direta.
A mala direta do Microsoft Word é um dos recursos mais populares. Ele cria etiquetas, modelos de cartas, e-mails ou relatórios de maneira extremamente eficaz. Quando você sabe como usá-lo, pode economizar horas de trabalho. Infelizmente, dominar todos os usos da mala direta pode ser uma dor de cabeça.
Um dos problemas com o recurso de mala direta é que ele não pode formatar números corretamente nas planilhas do Excel. Por exemplo, o resultado de vendas no Excel agora é 100, mas no Word, ele se transforma repentinamente em 99.99999999996!
Felizmente, corrigir esse erro não é difícil. De fato, temos três maneiras de lidar com erros de formato numérico ao usar a mala direta . Você pode editar planilhas, documentos de mala direta ou alterar a maneira como os dois arquivos estão conectados. Embora essa solução seja pouco conhecida, pode ser a melhor opção - exceto que ela não oferece mais suporte ao Word 2016.
Nota: Embora as etapas a seguir sejam realizadas no Office 2016 , ele ainda funciona em outras versões do Word e Excel.
A primeira maneira da mala direta para formatar números do Excel corretamente é editar um documento do Word. Especificamente, você aplicará o código de formato numérico desejado aos campos de mesclagem - Campo de mesclagem no arquivo do Word. (Basicamente, os campos de mesclagem notificam o documento do Word que coluna na planilha do Excel contém os dados a serem manipulados.) Para aplicar a formatação a um campo, você deve incluir um Numeric Switch (anteriormente conhecido como Picture Switch ) na caixa de código do campo.
A primeira coisa que você precisa fazer é conhecer o código de campo real. Abra o documento Mala direta e clique na guia Correspondências na parte superior da janela. Verifique se o botão Visualizar resultados está desativado para que você possa ver os campos Mala direta. Em seguida, clique com o botão direito do mouse em uma caixa de mala direta (por exemplo, " Doação" ) e selecione Alternar código de campo . Você verá o código desse campo, identificado por chaves, por exemplo: {MERGEFIELD Donation} . Agora edite o código desse campo apenas inserindo a chave numérica no final do código da seguinte maneira:
| {MERGEFIELD Donation \ # $ #, ## 0.00} |
O software fornece muitos códigos de imagem. Aqui estão 4 exemplos que correspondem ao resultado:
| {MERGEFIELD Sales \ # 00.00} 01.00 {MERGEFIELD Sales \ # $ ###} $ 15 {MERGEFIELD Sales \ # $ #, ## 0.00} $ 1.500,00 {MERGEFIELD Date \ @ "MMMM d"} 26 de novembro |
Como você pode ver, o código do Numeric Switch é idêntico ao código do formato do Excel, exceto que antes do número é "\ #" e a data é "\ @". (Observe, use aspas no código da data, mas não no código numérico.) Para ver mais códigos, vá para a tabela abaixo ou visite a ajuda on-line para "chave numérica" no Microsoft Word.
Aqui estão alguns exemplos de como os códigos de campo numérico lidam com dados na coluna "Vendas" nas planilhas do Excel.
De fato, o Word e o Excel usam o mesmo código de formato. Por que eles não usam o mesmo recurso de formato ? Por exemplo, por que não usar a função MergeField assim:
| {MERGEFIELD (doação, "$ #, ## 0.00")} |
Essa é realmente a preocupação de muitas pessoas e talvez apenas a Microsoft saiba a resposta.
Nota: Lembre-se de que quando você adiciona ou altera um Switch Numérico, os resultados não aparecerão imediatamente. Você deve atualizar o campo (clique com o botão direito do mouse e selecione Atualizar campo ) ou clique no botão Correspondências> Visualizar resultados . Às vezes, você deve repetir 2 a 3 vezes esta operação. Se você estiver usando o Assistente de mala direta, talvez seja necessário dar um passo atrás e desfazer para ver o impacto das alterações feitas.
Os switches numéricos funcionam bem no campo de mixagem, mas seu uso é um pouco difícil de lembrar e fácil de cometer erros. Se você se sentir da mesma maneira, tente uma das próximas duas maneiras.
Essa é uma maneira de ajudar a evitar o erro de formatação ao usar a mala direta. Em uma planilha do Excel, insira uma coluna contendo uma fórmula que converte números ou datas no Excel no formato de texto que você deseja exibir no documento Mala Direta.
Para fazer isso, você precisa usar a função TEXTO do Excel. Ele permite que os usuários convertam números ou datas em formato de texto equivalente exatamente da maneira que o usuário deseja. A desvantagem desta solução é que você precisa conhecer o código de formatação. Embora esses códigos sejam idênticos aos usados no recurso de formato de número personalizado , poucos usuários do Excel sabem de sua existência.
Por exemplo, as fórmulas TEXT (B3, "$ #, ## 0.00") e TEXT (C5, "M / dd / aa") convertem dados numéricos e de data em dados de texto (neste exemplo, eles são "US $ 12.345,67" e "01/12/10").
Dica: você deve formatar as células que contêm essas fórmulas em estilos diferentes, como itálico ou alguma outra cor estranha, para lembrá-lo de que os números são apenas texto. Nas versões anteriores do Excel , esses "números" não podem ser usados em cálculos. No Excel 2016, você pode usá-los em todas as fórmulas, exceto nas funções de soma, como SOMA e MÉDIA.
A vantagem dos formatos numéricos e de data, como texto, é que o texto é convertido do Excel em um documento que usa Mala Direta sem distorção. As opções de formato, como fonte, tamanho e cor, permanecem inalteradas.
Abaixo está uma coleção dos códigos mais usados à direita. É importante lembrar que "0" e "#" são espaços reservados para os números, mas "0" forçará o número 0 a aparecer na primeira ou na última posição. "#" Será substituído por um número se não for um zero inicial ou final. Portanto, o código "00000" garantirá que o zero inicial não seja truncado nos códigos postais de Nova Jersey.
Esses códigos para números, datas e horas podem ser usados na função TEXTO ou no formato de número personalizado do Excel (Personalizado). Além disso, eles também podem ser usados em "Opções numéricas" no campo Mala direta do Word.
Observe que há pouca diferença entre como o código funciona no Excel e Word no Microsoft 2013. No Excel, você pode usar "M" ou "m" por meses e minutos. Na maioria dos casos, o Excel é inteligente o suficiente para saber a qual unidade você está se referindo. Mas o Word não é "inteligente" assim. Você deve usar letras maiúsculas para indicar o mês. Além disso, o Excel também possui um código adicional, "MMMMM", que retorna apenas uma abreviação para o mês (por exemplo: J, F, M, A, ...).
Adicionar algumas colunas contendo a função TEXTO à planilha é uma solução simples para corrigir erros de formatação numérica ao usar a mala direta. Você só precisa se lembrar que essas células podem parecer números, mas não podem aplicar as funções SOMA e MÉDIA a elas. Se você precisar convertê-los em números novamente, precisará usar apenas a função VALUE.
Em vez da função TEXT (), algumas pessoas preferem usar a função ROUND () para reduzir o número de decimais. Como o próprio nome indica, a função ROUND () do Excel, por padrão, arredondará para cima ou para baixo o número decimal na posição selecionada pelo usuário. A vantagem dessa abordagem é que os números arredondados não são textuais e ainda podem ser usados para cálculos. Em muitos casos, embora a função ROUND () funcione bem com a mala direta, convém evitá-la pelos seguintes motivos:
Em alguns casos raros, a função ROUND faz com que a mala direta se desvie um pouco. Por exemplo, em vez de 1.0014, a mala direta agora mostra 1.0013.
Os dois métodos acima são relativamente simples, mas se houver muitos campos que precisam de formatação, eles podem ser frustrantes porque você precisa lembrar o código de formato e, embora os códigos sejam os mesmos, eles podem ser usados de maneiras diferentes.
Uma solução leve e fácil é vincular o Word à pasta de trabalho do Excel via DDE (Dynamic Data Exchange), melhor do que o processo normal de ligação fixa. Parece complicado, mas se você já domina a mala direta, o DDE é apenas uma "coisinha". É um processo simples de duas etapas. Como primeira etapa, você só precisa ativar o Word para abrir o arquivo via DDE. Esse processo precisa ser feito apenas uma vez.
O Office 2016 suporta DDE? O Dynamic Data Exchange é uma tecnologia antiga. Às vezes funciona bem, mas às vezes não funciona no Office 2016. Você deve abrir a fonte de dados do Excel antes de acessá-la no Word. Normalmente, com fontes de dados do Excel, você deve começar a importar dados da primeira linha da planilha. Se você for paciente o suficiente, poderá usar o DDE no Office 2016).
Para configurar o Word 2013 para links DDE, siga estas etapas:
A partir de agora, você nunca precisará fazer o acima. Agora você pode abrir uma cópia do Word em vários formatos e caminhos, incluindo o IDE. O único efeito é que toda vez que você abre um arquivo que não seja do Word, o programa oferece uma opção.
A segunda e última etapa é selecionar a fonte de dados para o processo de mala direta (na etapa 3 do Assistente de mala direta no Word ou depois de clicar no botão Selecionar destinatários na faixa de opções de correspondências ). Agora você só precisa executar mais 3 cliques.
Se você selecionou a planilha para o documento do Word, pode ser necessário selecioná-la novamente, mas desta vez através do link DDE. É isso aí! A partir de agora, seu formato do Excel será aplicado corretamente nos documentos de mala direta do Word e você só precisará colocar os dados que deseja mesclar na primeira pasta de trabalho da pasta de trabalho do Excel.
Acima, veja como corrigir o erro de formato numérico na mala direta . Espero que sejam úteis para você. Se houver outra maneira, não hesite em compartilhar conosco.
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