Atualmente, o Gmail é um método popular de comunicação e troca no trabalho ou na vida cotidiana. Ao trabalhar com o Gmail, é claro que há alguns erros básicos que você precisa evitar. Aqui estão alguns erros ao usar o Gmail no trabalho que você definitivamente deve evitar.
Enviar arquivos confidenciais sem criptografia
Ainda é uma boa prática criptografar manualmente anexos de e-mail se eles contiverem informações sigilosas ou confidenciais. Você pode simplesmente compactar esses arquivos com aplicativos como o WinZip. Você pode então enviar ao destinatário a senha do arquivo ZIP para que ele possa abri-lo.
Clique em “Responder a todos” para um e-mail em massa
Ao receber um e-mail de toda a empresa, você verá muitos endereços de e-mail no campo CC. Se você quiser responder ao e-mail da empresa, tenha muito cuidado porque, se você clicar no botão Responder a todos, todos da lista serão copiados.
Use o e-mail da empresa para uso pessoal
Nunca use o e-mail da sua empresa para fins pessoais, mesmo que seja entre você e outro colega. A melhor coisa a fazer é falar com a pessoa em particular ou usar seu dispositivo e um aplicativo de mensagens criptografadas de ponta a ponta.
Não use a função BCC
Existem dois tipos de funções CC e a que você mais deve usar é a BCC. A função CCO permite que você envie um e-mail para várias pessoas sem que os destinatários vejam as outras pessoas na lista.
Se você estiver enviando e-mails em massa para clientes, você definitivamente deve enviar o e-mail como cópia oculta.
Entenda as políticas corporativas de gerenciamento de e-mail
Algumas empresas têm uma linha adicional de política de gerenciamento de e-mail em letras pequenas na parte inferior de cada e-mail que você envia da sua conta corporativa. Esta é a política legal da empresa em relação a e-mails que você precisa seguir e também afirma que o conteúdo do e-mail é propriedade da empresa. Por favor, leia atentamente este conteúdo de gerenciamento e siga-o para evitar violações.
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