6 recursos úteis do Microsoft Office que poucas pessoas conhecem

O Microsoft Office tem muitos recursos, mas a maioria das pessoas só os conhece superficialmente. Mesmo depois de uma década de uso, as pessoas ainda encontram preciosidades escondidas que melhoram significativamente sua produtividade e fluxo de trabalho.

Índice

• 1. Ditado e transcrição
• 2. Pesquisa da Microsoft
• 3. Caixa de entrada focada do Outlook
• 4. Etapas rápidas no Outlook
• 5. Compare documentos no Word
• 6. Solucionador de matemática no OneNote

1. Ditado e transcrição

Quer uma maneira mais rápida de colocar seus pensamentos no papel? O recurso Ditar do Microsoft Word permite converter fala em texto. Para começar, vá até a aba Início , clique em Ditar e conceda ao microfone as permissões necessárias.

Agora você pode começar a falar e deixar o Microsoft Office cuidar da digitação. A precisão depende muito do seu sotaque e da velocidade da fala. Você pode configurar ainda mais as definições do Dictate para habilitar pontuação automática e filtrar frases sensíveis.

Se precisar de mais do que apenas ditado em tempo real, você pode usar o recurso Transcrever no Word e no OneNote para se concentrar em ouvir em vez de fazer anotações. Este recurso converte fala em transcrições de texto com informações do orador, registros de data e hora e a capacidade de editar ou inserir seções no seu documento. Você pode gravar ou carregar arquivos de áudio pré-gravados para transcrever.

2. Pesquisa da Microsoft

A função Pesquisar em aplicativos do Microsoft Office, como Word e Excel, não é apenas uma ferramenta de ajuda de pesquisa, mas também atua como um recurso de conversão de texto em comando, permitindo que você aplique rapidamente ações específicas sem precisar rolar pela Faixa de Opções. Por exemplo, para inserir uma tabela, clique na barra de pesquisa, digite inserir uma tabela e, por fim, clique em Adicionar tabela .

Da mesma forma, você pode adicionar ou remover colunas, gráficos, marcas d'água e muito mais do seu documento sem navegar manualmente pela Faixa de Opções. No Excel, você pode usar a função de pesquisa para encontrar fórmulas, classificar dados ou aplicar opções de formatação.

3. Caixa de entrada focada do Outlook

A Caixa de Entrada Destaques do Outlook é um recurso de produtividade que ajuda você a se manter organizado organizando seus e-mails automaticamente. Quando ativado, esse recurso envia mensagens importantes para a guia Focados enquanto redireciona mensagens menos importantes — como boletins informativos e promoções — para a guia Outros, ajudando a reduzir a distração.

Você pode ativar a Caixa de Entrada Destaques nas configurações do Outlook. Abra o Outlook, selecione Caixa de entrada e abra a guia Exibir . Em seguida, clique em Exibir configurações no canto superior esquerdo.

Na guia Layout , selecione Classificar mensagens em Destaques e Outros para habilitar a Caixa de entrada Destaques.

A Caixa de Entrada Focada usa filtragem para priorizar e-mails com base em suas interações anteriores com contatos e remetentes importantes. No entanto, você também pode mover e-mails manualmente para a guia Destaques. Selecione e clique com o botão direito do mouse no e-mail que deseja mover, selecione Mover e, em seguida, selecione Focado ou Outro , dependendo de para onde deseja enviar o e-mail.

4. Etapas rápidas no Outlook

As Etapas Rápidas no Outlook ajudam você a gerenciar e-mails mais rapidamente aplicando diversas ações com apenas um clique. Por exemplo, você pode criar uma Etapa Rápida para encaminhar e-mails de um remetente específico para o líder da sua equipe e movê-los para uma pasta ao mesmo tempo. Você também pode configurar atalhos de teclado para um acesso ainda mais rápido.

Você pode configurar Etapas Rápidas nas configurações do Outlook usando ações predefinidas ou personalizá-las para atender às suas necessidades. Você também pode criar Etapas Rápidas personalizadas para tarefas como salvar e-mails como modelos para fácil reutilização.

5. Compare documentos no Word

A Microsoft facilita a comparação de dois documentos no Word, embora esse recurso esteja disponível apenas na versão para desktop. Este recurso permite que você revise alterações, identifique diferenças e detecte quaisquer problemas antes de finalizar seu documento.

Para comparar documentos no Word, vá até a guia Revisão , clique em Comparar e selecione Comparar documentos . Na caixa de diálogo Comparar documentos, carregue os documentos originais e revisados ​​da sua unidade local e clique em OK para continuar.

O Word então mesclará os dois documentos e exibirá as diferenças como comentários no painel lateral. Se estiver satisfeito com suas edições, você pode mesclá-las ao documento original.

Para mesclar o documento, na guia Revisão , clique no menu suspenso Aceitar e selecione Aceitar todas as alterações .

6. Solucionador de matemática no OneNote

O OneNote é um ótimo aplicativo de anotações por vários motivos. Se você é estudante, este aplicativo também pode ajudá-lo a resolver rapidamente problemas de matemática ou realizar cálculos.

Para ver os recursos de resolução de problemas matemáticos do OneNote em ação, escreva sua expressão matemática ou equação sem espaços, seguida de um sinal de igual para obter a resposta. Por exemplo, digite (25+75)/2= e pressione Enter para ver o resultado.

O OneNote pode lidar com aritmética básica, álgebra e até mesmo algumas equações mais complexas. Se você tiver uma conta Microsoft Work ou School, também poderá acessar o recurso Assistente de Matemática para cálculos mais avançados.