A sincronização e o backup de arquivos podem parecer semelhantes, mas têm finalidades muito diferentes — e não diferenciá-los pode levar à perda de dados.
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Ao sincronizar arquivos, você basicamente os atualiza em todos os seus dispositivos. Quando você cria um documento no seu desktop, ele é sincronizado com o OneDrive e fica disponível no seu laptop, tablet ou smartphone.
Se você editar um documento no Google Docs no seu PC, a sincronização garante que as alterações sejam refletidas instantaneamente também no seu laptop. Você pode até sincronizar os dados do seu navegador, como abas abertas, favoritos, senhas salvas, etc.
A maioria dos serviços como OneDrive, Google Drive e Dropbox facilitam isso armazenando seus arquivos na nuvem. Esses arquivos aparecerão em todos os dispositivos vinculados em tempo real ou assim que uma conexão com a Internet for estabelecida.
O Sync é extremamente útil para pessoas que precisam de acesso constante aos seus arquivos, não importa o dispositivo que estejam usando.
O Windows, em particular, integra profundamente o OneDrive ao sistema, incentivando você a armazenar documentos, imagens e itens da área de trabalho na nuvem. Isso proporciona uma experiência bastante fluida. Se você fizer login em outra máquina Windows, seus arquivos permanecerão lá, desde que você esteja conectado à mesma conta Microsoft. Além disso, há muitos outros excelentes serviços de armazenamento em nuvem nos quais você pode sincronizar seus arquivos.
Mas a sincronização tem uma grande falha de segurança. Se você acidentalmente excluir um arquivo de um dispositivo, ele geralmente será excluído de todos os outros dispositivos também. E se um arquivo for corrompido ou infectado com malware, esse dano será refletido em todas as versões sincronizadas.
Portanto, embora a sincronização ofereça conveniência, ela não garante realmente a segurança.
Um backup é uma cópia separada, geralmente offline, dos dados mantidos no estado em que você os salvou. Portanto, não importa o quanto você edite outras versões do arquivo, o backup permanecerá inalterado, a menos que você decida fazer isso especificamente para aquele arquivo.
Ao contrário da sincronização, os backups não são atualizados automaticamente a cada alteração. Isso é bom porque se algo acontecer com o arquivo original, o backup não será afetado.
A maneira mais simples de entender os backups é pensar neles como um seguro para seus dados. Eles protegem dados contra exclusão, corrupção, ransomware , falhas de atualização ou até mesmo falhas de hardware. Quando algo dá errado, você sempre pode reverter para uma cópia anterior dos seus dados ou até mesmo restaurar todo o sistema.
Existem também diferentes tipos de backups. Os backups em nível de arquivo salvam arquivos e pastas individuais, enquanto os backups de imagem do sistema registram toda a sua unidade, incluindo configurações, aplicativos e arquivos do Windows.
Depois, há o backup incremental, que salva apenas as alterações feitas desde o último backup. Essa é uma boa maneira de economizar espaço e tempo se você não precisa fazer backup dos seus dados constantemente.
A sincronicidade pode lhe dar uma falsa sensação de segurança. Claro, você sente que seus dados estão seguros porque estão "na nuvem". Mas, a menos que você também crie backups, basta um acidente para você perder todos esses dados importantes.
E é aí que a sincronização realmente não funciona. Ele não pode salvá-lo de situações perigosas. Digamos que você acidentalmente substitui algo importante em uma planilha salva no Planilhas Google. Como está sincronizada, a versão quebrada será atualizada em todos os dispositivos, instantaneamente.
Felizmente, o Google tem um histórico de versões. No entanto, isso nem sempre garante que você notará o problema imediatamente ou que a versão para a qual você precisa reverter estará disponível.
Depois, há um problema que normalmente não é possível resolver. Digamos que seus arquivos estejam corrompidos ou infectados com malware ou ransomware. A sincronização pode espalhar arquivos infectados ou criptografados para todos os seus dispositivos e armazenamento em nuvem, dificultando a recuperação.
E embora alguns serviços de nuvem ofereçam janelas de recuperação limitadas, eles não devem ser sua primeira ou única linha de defesa.
A sincronização também não protege componentes que não sejam arquivos, como aplicativos instalados ou as configurações do sistema. Se o disco rígido do seu PC Windows ou Mac falhar, a sincronização não ajudará a restaurar tudo ao seu estado original. Para fazer isso, você precisa fazer um backup adequado.
Para realmente proteger seus dados, você deve combinar ferramentas de sincronização com as ferramentas de backup corretas. A sincronização é a ferramenta que mantém você produtivo e flexível, e o backup é a rede de segurança que impede que as coisas quebrem.
Use um programa como o OnlyOffice, que permite sincronizar seus documentos para que eles possam ser facilmente movidos entre diferentes dispositivos. Muitas pessoas usam o OnlyOffice em vez do Google Docs (que tem um histórico de versões mais robusto) porque preferem escrever em documentos do desktop. No entanto, você também pode usar qualquer pacote de documentos, como Google ou Microsoft.
Você pode então configurar um sistema de backup usando um aplicativo integrado, como o Time Machine em um Mac ou o Windows Backup em um PC Microsoft. Isso permite que você salve um backup do seu trabalho e configurações importantes e fornece uma maneira de sincronizar arquivos. Além disso, configurar um backup não é difícil. Você pode facilmente configurar um backup instantâneo dos seus dados mais importantes em menos de 10 minutos.
Claro, se você estiver trabalhando em um dispositivo móvel, como um iPhone ou Android, há outras opções para fazer backup e sincronizar arquivos. A Apple oferece uma ótima maneira de sincronizar dados com o iCloud. Depois, você pode fazer backup do seu iPhone no seu Mac ou PC com Windows usando o iTunes.
Por outro lado, dispositivos Android podem ser sincronizados usando uma conta do Google. Você também pode fazer backup das configurações do seu dispositivo pelo Google ou pelo software do fabricante. A Samsung oferece uma maneira fácil de fazer backup da Pasta Segura em dispositivos Galaxy.
A abordagem mais benéfica é usar uma combinação de sincronização e backup. A sincronização permite que você mantenha seus arquivos atualizados, enquanto o backup garante que um erro não faça você perder tudo.
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