Você diz a si mesmo que vai anotar isso mais tarde, mas depois esquece. Isso ocorre porque a memória não é confiável, especialmente quando a vida fica agitada. Um bom hábito de memória começa com lembretes — eles chegam na hora certa para capturar aqueles pensamentos fugazes.
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Somos constantemente bombardeados com informações e outras distrações — notificações, e-mails, anúncios e a atração constante das mídias sociais. Essa inundação constante distrai nossa atenção e faz com que seja fácil esquecer tarefas, ideias ou compromissos importantes. Pior ainda, grandes ideias muitas vezes surgem quando menos esperamos.
O hábito de manter um diário foi inspirado no método Getting Things Done (GTD) de David Allen, que enfatiza a importância de colocar tarefas e ideias em um sistema confiável assim que elas vêm à mente para liberar espaço mental.
Embora tenha se originado do GTD, o diário é flexível e pode ser incorporado a qualquer sistema de produtividade.
No entanto, um bom hábito de fazer anotações não significa anotar ideias e tarefas em cadernos, notas adesivas ou aplicativos aleatórios. Essa abordagem geralmente leva ao caos e à perda de detalhes. Em vez disso, é o ato deliberado e consistente de mover tudo para um sistema externo confiável que se adapta ao seu estilo de vida e fluxo de trabalho.
Isso garante que tudo seja armazenado em um local central, facilitando o acesso, a organização e a tomada de medidas quando chegar a hora certa. O aplicativo Lembretes da Apple é uma ótima ferramenta que você pode usar como um sistema externo confiável para anotar itens rapidamente e melhorar seu sistema de gerenciamento de conhecimento pessoal.
Por que? Primeiro, ele é gratuito e intuitivo, o que o torna acessível a qualquer pessoa com um dispositivo Apple. Segundo, ele sincroniza em todos os seus dispositivos Apple, para que você possa anotar ideias no seu iPhone em qualquer lugar e organizá-las mais tarde no seu Mac. Terceiro, sua simplicidade permite que você adicione tarefas ou notas rapidamente sem se prender a recursos desnecessários.
Para realmente liberar o potencial do Lembretes para anotar itens rapidamente, é importante configurá-lo para uso ideal. Veja como fazer isso.
Listas no aplicativo Lembretes são uma ótima maneira de organizar e categorizar tarefas relacionadas. O primeiro passo para iniciar o processo é criar uma lista de Captura ou Caixa de Entrada dedicada — ou melhor ainda, renomear a lista de Lembretes padrão.
Esta etapa é essencial porque a lista de Lembretes padrão é onde as tarefas são adicionadas automaticamente ao usar o Siri ou outros métodos. Portanto, embora você possa criar outras listas personalizadas para registrar itens, suas tarefas não serão registradas automaticamente lá.
Renomear a lista de Lembretes padrão para algo como Caixa de entrada ou Captura ajuda a esclarecer sua finalidade e facilita a integração ao seu fluxo de trabalho.
Veja como renomear a lista de Lembretes padrão:
Depois que sua lista de captura estiver configurada, ela se tornará um local de armazenamento temporário para todas as tarefas e ideias recebidas e pendentes. Pense nesta lista como uma lixeira digital onde você pode mover rapidamente qualquer coisa que lhe venha à mente sem se preocupar com organização imediata.
No futuro, sempre que você usar a Siri, o widget Lembretes, uma planilha compartilhada ou qualquer outro método para adicionar tarefas, elas serão adicionadas automaticamente à sua Caixa de entrada ou lista de captura . A partir daí, você pode revisá-los e organizá-los em listas apropriadas durante suas sessões de revisão diárias ou semanais.
O objetivo de registrar tarefas e ideias é transferi-las da sua mente para um sistema confiável para que você possa se concentrar no que é mais importante. No entanto, considerando que você ainda pode esquecer aqueles itens registrados e acabar perdendo o prazo, o sistema só funciona se você voltar constantemente para revisar e organizar o que registrou.
É por isso que é importante programar um processo de revisão diário ou semanal para manter sua lista de tarefas no caminho certo.
Esta revisão permite que você revise os itens registrados, esclareça sua finalidade e organize-os em suas respectivas categorias ou projetos. Ele também permite que você defina prazos, atribua tarefas ou remova itens que não são mais relevantes.
A frequência das revisões dependerá do seu fluxo de trabalho e da quantidade de trabalho que você gerencia. Você pode preferir uma revisão diária rápida ou escolher uma revisão semanal mais abrangente para planejamento. Seja qual for a sua preferência, o importante é escolher um dia e horário consistentes para avaliar e segui-los.
Veja como agendar revisões diárias ou semanais no aplicativo Lembretes:
Ao configurar lembretes de revisão regulares, você cria uma rotina estruturada que ajuda a processar e organizar itens registrados de forma consistente. Isso também permite que você mantenha um sistema de registro organizado e limpo, reduzindo a desordem mental e abordando cada dia ou semana com confiança.
A velocidade é importante quando se trata de registrar tarefas e ideias — você deve adicionar itens aos Lembretes o mais rápido possível para evitar esquecê-los. O Lembretes oferece diversas maneiras de registrar itens facilmente, incluindo:
Embora o Lembretes não ofereça atualmente um atalho para todo o sistema (como o atalho de Entrada Rápida do OmniFocus) para adicionar tarefas rapidamente, o Spotlight oferece uma alternativa decente. Embora esse método envolva algumas etapas extras em comparação ao atalho dedicado, ainda é uma maneira confiável de abrir rapidamente os Lembretes e começar a gravar tarefas.
Para abrir o Lembretes usando o Spotlight, pressione Command + Espaço no seu Mac, digite Lembretes e pressione Enter para abrir o aplicativo e adicionar sua tarefa.
A Siri é uma das minhas formas favoritas de anotar itens nos Lembretes, principalmente quando estou ocupada. Basta ativar a Siri dizendo "E aí, Siri", seguido da sua tarefa. Por exemplo:
Se você renomeou a lista de Lembretes padrão para Captura ou Caixa de entrada (conforme descrito acima), todas as tarefas adicionadas pela Siri irão automaticamente para essa lista.
Adicionar widgets interativos à área de trabalho do seu Mac cria atalhos visuais que oferecem acesso fácil às suas ferramentas favoritas. Adicionar o widget Lembretes à sua área de trabalho permite que você visualize, verifique e abra aplicativos rapidamente.
Para adicionar o widget Lembretes à área de trabalho do seu Mac, pressione Control e clique no papel de parede da área de trabalho e selecione Editar Widgets para abrir o navegador de widgets. Procure por Lembretes , escolha o tamanho de widget que você gosta e arraste-o para sua área de trabalho.
Embora o widget Lembretes permita que você visualize e verifique tarefas concluídas diretamente, você também pode clicar no widget para abrir rapidamente o aplicativo Lembretes e adicionar novos itens como de costume.
Bons hábitos de fazer anotações são um truque de produtividade que pode ajudar você a recuperar a clareza mental e se concentrar no que é mais importante. Com essas dicas, você pode usar facilmente o aplicativo Lembretes para fazer anotações e organizar tarefas no seu Mac.
Durante anos, as pessoas confiaram em uma combinação de aplicativos complexos de terceiros para gerenciar sua produtividade, acreditando que os aplicativos integrados da Apple eram muito básicos.
O melhor gerenciador de listas de tarefas está integrado ao ecossistema da Apple — é poderoso, gratuito e sincroniza facilmente entre os seus dispositivos. São os Lembretes da Apple!
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