Como usar as etapas rápidas no Microsoft Outlook

O Microsoft Outlook é o aplicativo de e-mail favorito de todos. Fácil de usar, possui muitos recursos de aumento de produtividade comumente usados ​​em ambientes corporativos. Você costuma executar ações repetitivas ao longo do dia no Outlook.

Felizmente, a Microsoft incluiu um recurso de produtividade útil chamado Etapas Rápidas para ajudar a automatizar uma série de etapas. Continue lendo para saber o que são Etapas Rápidas e como você pode aproveitá-las ao máximo para trabalhar com mais eficiência no Outlook.

O que são Etapas Rápidas no Microsoft Outlook?

Etapas Rápidas é um recurso de produtividade fácil de usar incluído no Outlook 2013 e versões posteriores. Esse recurso permite automatizar rapidamente uma série de ações repetitivas. Automatizar essas tarefas tem o benefício adicional de facilitar o gerenciamento de várias caixas de correio ao mesmo tempo, economizando muito tempo todos os dias.

Você pode usar o Quick Steps para diferentes situações. Um caso de uso diário poderia ser mover automaticamente um e-mail para uma pasta específica e, ao mesmo tempo, encaminhar o e-mail para um colega e marcá-lo como importante com apenas um clique.

Por padrão, o Microsoft Outlook fornece algumas Ações Rápidas comumente usadas. Você pode usá-los como estão ou personalizar as Etapas Rápidas padrão de acordo com suas necessidades. Se isso não for suficiente, você pode criar um Quick Step personalizado para aprimorar seu fluxo de trabalho de rotina.

Use as Etapas Rápidas padrão no Microsoft Outlook

No Microsoft Outlook, você pode usar facilmente as Etapas Rápidas padrão em qualquer lugar. Há quatro Etapas Rápidas predefinidas no Outlook (como parte do Office 365): Mover para, Para o gerente, Email da equipe e Responder e excluir .

Você precisará configurar esses itens com os endereços de e-mail dos destinatários corretos e as pastas preferenciais antes de poder usá-los pela primeira vez. Para usar Mover para , siga os passos abaixo:

• Na guia Início , clique em Mover para na seção Etapas rápidas .

• Na caixa de diálogo Configuração inicial , selecione a pasta para onde deseja mover o e-mail e renomeie a Etapa rápida, se necessário.
• Clique em Salvar e você estará pronto para mover e-mails rapidamente.
• Selecione o e-mail que deseja mover para outra pasta e clique em Etapa rápida salva na guia Início . O Outlook moverá o e-mail diretamente para a pasta configurada.

Você pode configurar outras Etapas Rápidas padrão de maneira semelhante. Você também pode estar interessado em aprender como arquivar e-mails no Microsoft Outlook no seu computador .

Como criar uma etapa rápida personalizada no Microsoft Outlook

Se você achar que as Etapas Rápidas padrão não são adequadas ao seu fluxo de trabalho, você pode criar facilmente uma Etapa Rápida personalizada. Pode ser uma ação simples, como excluir ou encaminhar um e-mail, ou uma série de ações, como encaminhar um e-mail para um colega e depois movê-lo para uma pasta dedicada.

Depois de configurado, você pode automatizar essas tarefas exigentes com apenas um clique. Este exemplo criará uma Etapa Rápida personalizada no Microsoft Outlook:

• Mover e-mail para outra pasta
• Marcar e-mail como não lido
• Encaminhar e-mail para colega
• Marcar e-mail como importante

Veja como vamos configurar:

• Selecione a opção Criar novo no grupo de guias Etapas rápidas na página inicial .

• Nomeie sua Etapa Rápida no campo Nome (por exemplo, vamos chamá-la de Demonstração ).
• Na lista suspensa na seção Ações , primeiro selecione Mover para pasta e especifique a pasta de destino.
• Clique no botão Adicionar ação e selecione Marcar como não lido .
• Novamente, clique em Adicionar ação para configurar o encaminhamento de e-mail e selecione Encaminhar .
• No campo Para… , insira o endereço de e-mail para o qual deseja encaminhar o e-mail ou selecione um endereço do seu catálogo de endereços.

• Por fim, clique em Adicionar ação para colocá-la em estado de sinalizador.
• Opcionalmente, você também pode definir a tecla de atalho na lista suspensa.
• Quando estiver pronto, clique em Concluir .
• Você pode usar seu Quick Step personalizado na seção Quick Steps ou um atalho configurado.

O Quick Steps no Microsoft Outlook é uma prova da reputação do Outlook como um aplicativo de e-mail profissional que facilita as tarefas diárias. Se você está pensando em mudar para o Microsoft Outlook, pode se surpreender com os recursos de outros aplicativos de e-mail.