No Word, há um recurso de mala direta que mescla cartas, e-mails, contratos, holerites e avisos para compor conteúdo em massa com o mesmo conteúdo sem precisar inseri-lo manualmente, economizando tempo e operações. O recurso de mala direta está disponível em todas as versões do Word, do Word 2007 ao Word 2019. O artigo a seguir orientará os leitores sobre como usar o recurso de mala direta no Word.
Instruções para usar mala direta no Word
Primeiro, você precisa preparar um arquivo Excel com uma lista completa de nomes e um arquivo Word do modelo de carta convite ou do conteúdo a ser enviado por mala direta.
Passo 1:
Na interface do Word, há um formulário. Clique em Correspondências e depois em Iniciar mala direta, como mostrado abaixo. Continue clicando no item Assistente de mala direta passo a passo .
Passo 2:
Na interface que exibe as etapas, primeiro você escolhe o tipo de e-mail que estamos compondo, incluindo:
Depois você clica em Avançar.
Etapa 3:
Nesta etapa, você selecionará o modelo de carta para a mesclagem de texto , incluindo:
Clique em Avançar para avançar para a próxima etapa.
Passo 4:
Nesta etapa, selecionamos dados retirados de um arquivo Excel contendo uma lista de nomes. Clique em Procurar… para selecionar o arquivo Excel .
Agora exiba a interface no Word com planilhas de documentos do Excel. Clique na planilha que contém os dados que você deseja usar e clique em OK para continuar.
Neste momento , o conteúdo completo das colunas no arquivo Excel será exibido . Você pode selecionar ou desmarcar as informações na interface. Clique em OK para continuar. Em seguida, clique em Avançar para avançar para a próxima etapa.
Etapa 5:
Nesta etapa, você terá a opção de adicionar ou editar informações na carta de fusão, caso não tenha terminado de escrever o modelo. Se o formulário já estiver preenchido, pule esta etapa e clique em Avançar para continuar.
Etapa 6:
Nesta etapa, você clica na posição onde deseja inserir o conteúdo, depois clica no botão Inserir campo de mesclagem e seleciona o campo que deseja obter , primeiro o nome da pessoa.
O nome do campo agora será exibido. Para exibir o nome da pessoa , olhe a coluna de conteúdo no lado direito, clique na seta em Destinatário para alterar os itens na lista . Exibe imediatamente o nome da pessoa que você deseja preencher na lista.
Em seguida, clique em outro conteúdo abaixo para preencher as informações, também clicamos em Inserir campo de mesclagem e então selecionamos o campo para preencher o conteúdo , aqui está a posição. Em seguida, o nome do título correspondente ao nome acima será exibido como um arquivo Excel. Você clica na seta em Destinatário e o conteúdo dos campos muda imediatamente.
Agora você pode imprimir o convite e pronto.
Por fim, clique em Avançar para concluir o processo de mala direta no Word.
Passo 7:
Após concluir, clique no botão Concluir e mesclar e selecione Enviar mensagens de e-mail abaixo.
Em seguida, preencha o conteúdo do e-mail que deseja enviar e clique em OK para abrir o Outlook no seu computador e enviar o e-mail via Outlook. Caso utilize o Gmail, você deve salvá-lo como um arquivo doc separado e depois enviá-lo por e-mail.
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