Como usar mala direta no Word para mesclar documentos

No Word, há um recurso de mala direta que mescla cartas, e-mails, contratos, holerites e avisos para compor conteúdo em massa com o mesmo conteúdo sem precisar inseri-lo manualmente, economizando tempo e operações. O recurso de mala direta está disponível em todas as versões do Word, do Word 2007 ao Word 2019. O artigo a seguir orientará os leitores sobre como usar o recurso de mala direta no Word.

Instruções para usar mala direta no Word

Primeiro, você precisa preparar um arquivo Excel com uma lista completa de nomes e um arquivo Word do modelo de carta convite ou do conteúdo a ser enviado por mala direta.

Passo 1:

Na interface do Word, há um formulário. Clique em Correspondências e depois em Iniciar mala direta, como mostrado abaixo. Continue clicando no item Assistente de mala direta passo a passo .

Como usar mala direta no Word para mesclar documentos

Passo 2:

Na interface que exibe as etapas, primeiro você escolhe o tipo de e-mail que estamos compondo, incluindo:

  • Cartas: Tipo de carta convite.
  • Mensagens de e-mail: E-mail.
  • Envelopes: Envelopes.
  • Etiquetas: Enviar por etiqueta.
  • Diretório: Correio por categoria.

Depois você clica em Avançar.

Como usar mala direta no Word para mesclar documentos

Etapa 3:

Nesta etapa, você selecionará o modelo de carta para a mesclagem de texto , incluindo:

  • Usar o documento atual: Usar o documento aberto no momento.
  • Comece com um modelo: use um modelo no Word.
  • Iniciar a partir de um documento existente: use modelos de carta existentes ou criados salvos no Word.

Clique em Avançar para avançar para a próxima etapa.

Como usar mala direta no Word para mesclar documentos

Passo 4:

Nesta etapa, selecionamos dados retirados de um arquivo Excel contendo uma lista de nomes. Clique em Procurar… para selecionar o arquivo Excel .

Como usar mala direta no Word para mesclar documentos

Agora exiba a interface no Word com planilhas de documentos do Excel. Clique na planilha que contém os dados que você deseja usar e clique em OK para continuar.

Como usar mala direta no Word para mesclar documentos

Neste momento , o conteúdo completo das colunas no arquivo Excel será exibido . Você pode selecionar ou desmarcar as informações na interface. Clique em OK para continuar. Em seguida, clique em Avançar para avançar para a próxima etapa.

Como usar mala direta no Word para mesclar documentos

Etapa 5:

Nesta etapa, você terá a opção de adicionar ou editar informações na carta de fusão, caso não tenha terminado de escrever o modelo. Se o formulário já estiver preenchido, pule esta etapa e clique em Avançar para continuar.

Como usar mala direta no Word para mesclar documentos

Etapa 6:

Nesta etapa, você clica na posição onde deseja inserir o conteúdo, depois clica no botão Inserir campo de mesclagem e seleciona o campo que deseja obter , primeiro o nome da pessoa.

Como usar mala direta no Word para mesclar documentos

O nome do campo agora será exibido. Para exibir o nome da pessoa , olhe a coluna de conteúdo no lado direito, clique na seta em Destinatário para alterar os itens na lista . Exibe imediatamente o nome da pessoa que você deseja preencher na lista.

Como usar mala direta no Word para mesclar documentos

Em seguida, clique em outro conteúdo abaixo para preencher as informações, também clicamos em Inserir campo de mesclagem e então selecionamos o campo para preencher o conteúdo , aqui está a posição. Em seguida, o nome do título correspondente ao nome acima será exibido como um arquivo Excel. Você clica na seta em Destinatário e o conteúdo dos campos muda imediatamente.

Agora você pode imprimir o convite e pronto.

Por fim, clique em Avançar para concluir o processo de mala direta no Word.

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Passo 7:

Após concluir, clique no botão Concluir e mesclar e selecione Enviar mensagens de e-mail abaixo.

Como usar mala direta no Word para mesclar documentos

Em seguida, preencha o conteúdo do e-mail que deseja enviar e clique em OK para abrir o Outlook no seu computador e enviar o e-mail via Outlook. Caso utilize o Gmail, você deve salvá-lo como um arquivo doc separado e depois enviá-lo por e-mail.

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