O Google Docs é uma excelente ferramenta de colaboração, pois permite que várias pessoas editem e trabalhem em um único documento simultaneamente, sem perder o controle das alterações feitas por vários membros da equipe. Afinal, saber quem visualizou qual documento e quando pode ser útil se você ou sua organização usa o Google Docs. Desde garantir que todos leiam um rascunho, visualizem os termos e condições, seu envio mais recente, políticas e procedimentos ou algum outro documento importante, ser capaz de ver quem fez o quê e quando é essencial.
Observação: o Painel de atividades do Google está disponível apenas para contas do Google Workspace ou pessoas com acesso a um arquivo na conta. Não é uma opção para contas pessoais.
Até recentemente, você não conseguia ver quem visualizava seu Google Docs. Você podia ver quem editou, mas não quem acabou de ler. Se eles não salvaram, editaram ou deixaram um comentário, você não tinha ideia se uma determinada pessoa leu a versão mais recente de um documento. Além disso, como você pode compartilhar o Google Docs com permissões somente leitura, você pode compartilhar o documento com algumas pessoas com a intenção de que elas o revisem, mas não façam alterações.
As versões atuais do Google Docs permitem que você defina configurações para ver quem visualizou seu Google Docs. Vamos dar uma olhada em como você pode fazer isso sozinho.
O Monitor de atividades do G Suite
O G Suite é normalmente usado por organizações nas quais a colaboração é essencial. Se você usa o G Suite para colaborar regularmente com outras pessoas, pode usar o Activity Monitor para ver o histórico de visualização de qualquer arquivo do Google Docs.
Siga estas etapas para fazer isso:
Este processo permitirá que você acompanhe todas as visualizações do documento, incluindo a data e hora da última por cada membro da equipe.
Se você não vir a opção Monitor de atividades em seu Google Doc, provavelmente está conectado a um Google Docs pessoal, em vez de a uma versão do G Suite.
Tendências de espectadores e comentários
Além de ver quem visualizou seu Google Docs, o Activity Monitor também permite ver tendências sobre quando as pessoas visualizaram ou comentaram em seu documento.
Tendência do visualizador: mostra um gráfico de barras do número de visualizadores únicos durante um período especificado, variando de sete dias a todo o período.
Tendência de comentários: mostra gráficos de barras da tendência de comentários de sete dias para todos os tempos.
Desative o histórico de visualização no Google Docs
Se, por algum motivo, você quiser desativar o histórico de visualização de um documento, também poderá fazer isso seguindo estas etapas rápidas:
Esta opção também está disponível na versão pessoal ou gratuita do Google Docs. Você pode desativar o histórico de visualização se estiver trabalhando em um documento, mas não quiser que seus colaboradores saibam até que você esteja pronto para compartilhar suas revisões finais.
Como ver quem fez alterações em seu documento Google
O controle de versão é essencial, principalmente se você trabalha em um setor regulamentado. O controle de versão é algo que o Google Docs faz bem há algum tempo. O Documentos mostrará quem editou, salvou ou compartilhou um documento. Isso funciona não apenas com o G Suite, mas também com o Google Docs pessoal.
Se você estiver interessado no controle de versão ou quiser ter certeza de que ninguém fez alterações que não deveriam, sem bloquear o arquivo, você pode descobrir seguindo estas etapas:
Nessa janela, você também deverá ter a opção de visualizar a versão anterior do documento antes das edições serem feitas.
Isso é essencial para o controle de versão, pois você tem uma trilha de auditoria de quais alterações foram feitas, quando foram feitas e por quem. Também é útil se você fez alterações, dormiu, mudou de ideia ou deseja revertê-las.
Como ver quem compartilhou seu documento do Google
Você também pode ver quem compartilhou seu Documento Google e quando. Além disso, as configurações de compartilhamento oferecem melhor controle de acesso aos documentos.
Você também pode verificar no documento selecionando Compartilhar. Os nomes de algumas pessoas aparecerão na janela pop-up. Se você compartilhou o arquivo com mais usuários do que os listados, clique em um nome e a lista de todas as pessoas aparecerá.
Pensamentos finais
Sua capacidade de determinar quem visualizou, compartilhou e editou seus documentos será limitada se você não conseguir acessar uma conta do G Suite. no entanto, ainda existem maneiras de obter algumas informações básicas.
Seguindo as etapas fornecidas neste guia, você pode ver de forma rápida e fácil quem visualizou, editou ou alterou seu documento do Google Docs de alguma forma. Você tem alguma dúvida, experiência ou dica sobre como ver atividades no seu Google Docs? Deixe um comentário na seção abaixo.
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