Muitas pessoas já experimentaram diversas ferramentas de gerenciamento de projetos, mas ainda assim voltam ao Microsoft Excel para gerenciá-los. Embora possa não ser perfeita para todos, é uma solução simples, porém eficaz, que você já sabe como usar.
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É difícil argumentar contra algo que é gratuito. Muitas das ferramentas de gerenciamento de projetos que você vai querer usar ainda mantêm alguns de seus melhores recursos protegidos por paywalls. Com o Excel, quase tudo é gratuito desde o início. Você encontrará apenas algumas opções de formatação que exigem uma assinatura do Office 365, embora haja benefícios na assinatura.
Usar o Excel online também é gratuito. Você ainda ganha 5 GB de armazenamento gratuito para documentos do Office. Se você precisa de uma opção de desktop gratuita, há muitas alternativas gratuitas ao Excel.
Usar o Excel para gerenciamento de projetos se torna fácil quando você percebe que não precisa gastar horas ou semanas aprendendo a usá-lo. Se você sabe como criar fórmulas, embelezar a interface com formatação e organizar guias, você tem tudo o que precisa para gerenciar quase qualquer projeto.
O tempo que você economiza aprendendo a usar algo novo pode ser gasto criando alguns modelos para usar em novos projetos.
Muitas pessoas não gostam de design de planilhas, mas linhas e colunas simples se confundem e não são muito eficazes para o gerenciamento de projetos.
Comece com um modelo de gerenciamento de projetos gratuito ou barato. Você encontrará muitas opções dentro do próprio Excel. Essas opções permitem que você acompanhe tarefas, cronogramas, orçamentos, etc. Tudo o que você precisa fazer é inserir seus próprios dados e aproveitar.
A maioria das ferramentas de gerenciamento de projetos oferece opções mínimas de personalização. Claro, você pode alterar as cores e até adicionar/remover alguns campos, mas você fica preso ao layout deles, o que nem sempre é eficiente.
Ao usar o Excel para gerenciar projetos, você tem controle total sobre a aparência e o comportamento de tudo. Nem precisa parecer uma planilha.
É verdade que levará algum tempo para personalizar completamente uma planilha. No entanto, você pode usá-lo enquanto faz ajustes. Por exemplo, você tem uma planilha criada há mais de uma década para controlar datas de vencimento que ainda precisa ser ajustada ao longo do tempo.
Nem sempre é necessário criar uma nova planilha do Excel do zero para cada projeto. Seus requisitos mudaram? Basta ajustar a planilha. Adicionar novos membros ao grupo? Expanda a planilha com guias para cada novo membro.
Por exemplo, você quer ter uma planilha separada para cada cliente. Você pode preferir uma planilha diferente para cada projeto individual ou até mesmo uma nova planilha a cada ano para acompanhar melhor os resultados. Depois de criar uma planilha, basta copiá-la e fazer alguns ajustes para começar com um novo cliente ou projeto.
Basta ir em Arquivo -> Criar uma cópia .
Se você trabalha com outras pessoas ou com um grupo pequeno, você pode facilmente compartilhar sua planilha com outras pessoas. Mesmo que uma pessoa não tenha o Excel, ela ainda pode acessá-lo gratuitamente online ou baixá-lo e usá-lo com uma alternativa gratuita do Excel .
Como os formatos de arquivo do Excel são tão comuns, a maioria das alternativas gratuitas pode lê-los e salvá-los. Se você quiser compartilhar sem que ninguém edite, basta compartilhá-lo como um PDF .
A vantagem é que você pode compartilhar suas planilhas e saber que há uma boa chance de outras pessoas já saberem como usar tudo. Você pode atualizar os detalhes conforme necessário sem precisar fazer muitas perguntas sobre a ferramenta de gerenciamento de projetos.
É algo simples, mas a formatação condicional é um dos meus recursos favoritos ao usar o Excel para gerenciamento de projetos. Você abre sua planilha e vê instantaneamente uma visão geral codificada por cores mostrando os próximos prazos e se você está atrasado.
Você também pode ver se o pagamento foi recebido para um projeto, ou se precisa enviar um e-mail de lembrete, etc. Basta configurar a formatação condicional para células específicas e pronto. Você pode destacar células, adicionar escalas de cores e inserir fórmulas.
Vá para Início -> Formatação Condicional . Dependendo de como sua barra de ferramentas estiver configurada, talvez você precise primeiro ir para Início -> Estilos .
Assim como qualquer ferramenta de gerenciamento de projetos, você precisará de mais do que apenas uma lista de tarefas. Você precisará de um cronograma, uma lista de tarefas, pessoas responsáveis, notas, informações de contato, orçamentos e muito mais. Criar uma caixa de pesquisa para encontrar rapidamente detalhes em sua planilha é uma boa ideia para designs mais complexos.
Ao usar o Excel para gerenciamento de projetos, basta criar uma guia ou planilha diferente para cada aspecto. Há uma aba para seu orçamento, outra para contatos, outra para tarefas e notas e outra para sua linha do tempo.
Cada planilha pode parecer completamente diferente. Por exemplo, acompanhe o cronograma do seu projeto criando um gráfico de Gantt. Embora seja possível fazer isso do zero, é recomendável usar um modelo gratuito como este, que você também pode encontrar pesquisando no Excel.
Para equipes maiores, o Excel nem sempre é a melhor opção. Mas se você for um pouco criativo e quiser economizar dinheiro, o Excel é ideal para gerenciar quase qualquer projeto individualmente ou em uma pequena equipe.
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