A IA pode ajudar você a redigir e-mails em segundos, mas isso não significa que você deve usá-la sempre. Alguns e-mails se beneficiam da automação, enquanto outros exigem intervenção humana. Saber quando deixar a IA assumir o controle e quando se preparar pode fazer toda a diferença.
1. A IA pode ser boa para e-mails simples
Para e-mails mais simples, como mensagens rápidas de logística, a IA quase certamente é adequada para escrever sua resposta. Se criatividade e pensamento crítico não forem necessários em sua escrita, usar IA provavelmente não afetará seus resultados.
Por exemplo, você pode tentar um prompt simples como "Escreva uma resposta breve e profissional para o e-mail colado abaixo e proponha uma reunião às 11h" ao facilitar uma reunião rápida.
2. A IA pode ajudar se você receber muitos e-mails
As caixas de entrada de e-mail podem estar cheias de perguntas de colegas e você pode precisar responder a todas elas. Embora você deva evitar usar IA para qualquer conteúdo que exija originalidade, usar IA como uma ferramenta adicional ao redigir respostas pode ajudar a aliviar o fardo da escrita.
Por exemplo, você pode escrever seu feedback em tópicos e depois pedir ao ChatGPT para transformar esses pontos em um e-mail coerente.
Aliás, a IA também pode ajudar você a ler e-mails redundantes. No Outlook, o Copilot tem algumas ferramentas para navegar rapidamente pelos e-mails, e muitas outras ferramentas de IA, como Grammarly e Sanebox, também podem ajudar você a gerenciar sua caixa de entrada.
3. A IA também pode aprimorar sua escrita
Além disso, se você tem dificuldade para escrever e-mails, ferramentas de IA como o ChatGPT podem ajudar a complementar seus pensamentos e rascunhos. Você pode colar o rascunho do seu e-mail e pedir revisões, fazer um brainstorming de ideias adicionais ou reescrever o e-mail em um estilo mais profissional.
Usar ferramentas de IA dessa maneira não substitui suas ideias originais, mas pode ajudar você a refiná-las.
4. Não use IA quando precisar de criatividade e pensamento crítico
A IA geralmente não é melhor utilizada quando sua própria criatividade e pensamento crítico são necessários. Colar um e-mail que você recebeu e pedir para o ChatGPT escrever uma resposta pode ser útil para comunicações simples, mas quando você precisa fornecer informações significativas sobre algo, deixar isso para a IA geralmente não é uma escolha sensata.
Seu gerente, colegas de trabalho ou amigos podem querer saber o que você pensa, não o que o ChatGPT pensa. A IA ainda pode ser útil como uma ferramenta complementar, mas não pode substituir sua criatividade.
5. Evite usar IA se você não tiver tempo para editar a saída
Os modelos de linguagem de IA tendem a produzir resultados longos e repetitivos. A menos que você seja um especialista em escrever prompts ou forneça muitos detalhes em seus prompts para obter melhores resultados, você deve editar a saída do ChatGPT na maioria dos casos. Blaise Pascal disse uma vez: “Se eu tivesse mais tempo, escreveria uma carta mais curta”, e o mesmo vale para a escrita com IA.
A versão curta escrita pela IA é bem genérica, mesmo que seja um e-mail básico para preencher lacunas. Precisa de uma edição significativa para ser mais original e conciso.
Da mesma forma, se sua organização usa ferramentas de teste de IA ou proíbe o uso de IA, talvez você queira evitá-la completamente. No entanto, você pode ser identificado erroneamente como usuário de IA por vários motivos , mesmo que não o faça.
6. A IA pode ser desrespeitosa
Ao usar IA para escrever e-mails, o que leva segundos para ser criado pode levar minutos para o destinatário ler. Ferramentas de IA podem ajudar você a aproveitar seu tempo para criar mais produtos, mas não se esqueça de respeitar o tempo de outras pessoas ao usar o ChatGPT para escrever.
Aqui está uma regra geral ao considerar o uso de IA para e-mail e outras formas de comunicação: você está desrespeitando o tempo de outras pessoas ao usar IA? A IA provavelmente não respeita o tempo do destinatário ao escrever um e-mail simples, fazer um esboço ou usar a IA como uma ferramenta de escrita suplementar.
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