Saiba mais sobre a ferramenta de gerenciamento de tarefas OmniFocus

O método Getting Things Done é um sistema de produtividade confiável para se manter organizado e focado. No entanto, combiná-lo com a ferramenta certa de gerenciamento de tarefas tornará o sistema mais eficiente. Depois de testar muitas ferramentas diferentes de gerenciamento de tarefas, o OmniFocus é a melhor para realizar o trabalho.

Índice

• 1. Registre tarefas e ideias na caixa de entrada 
• 2. Processamento de caixa de entrada
• 3. Organize o trabalho em projetos
• 4. Envolva-se na lista de tarefas
  • Etiquetas
  • Sinalização
  • Perspectivas
• 5. Revise para manter o progresso
• Perguntas frequentes
  • O que é OmniFocus?
  • O OmniFocus está disponível para Android ou Windows?
  • O OmniFocus é gratuito?

1. Registre tarefas e ideias na caixa de entrada

O primeiro passo para gerenciar tarefas de forma eficaz usando o método GTD é registrá-las em um só lugar. Isso envolve coletar todas as tarefas importantes, ideias, e-mails recebidos e eventos do calendário em um sistema confiável fora da sua mente.

Isso é importante porque manter esses compromissos na cabeça pode desorganizar seu espaço mental e levar ao estresse e à procrastinação. O OmniFocus é um dos melhores aplicativos para ajudar você a transformar procrastinação em produtividade. O recurso Caixa de entrada do aplicativo funciona como um centro onde você pode inserir rapidamente todas as suas tarefas conforme elas surgem na mente ou de outras fontes, sem se preocupar em resolvê-las imediatamente.

Há várias maneiras de adicionar tarefas à Caixa de entrada do OmniFocus, incluindo atalhos de entrada rápida. Por padrão, isso é definido como Control + Option + Espaço , mas você pode personalizá-lo acessando OmniFocus > Configurações > Atalho de entrada rápida . Esta é a maneira mais rápida de gravar tarefas no seu Mac a partir de qualquer aplicativo ou janela do navegador sem interromper seu fluxo de trabalho.

Ou abra o OmniFocus e clique na aba Caixa de entrada . Em seguida, clique no botão Nova ação na barra de ferramentas para inserir a tarefa.

Dica : Além da entrada manual, você pode compartilhar informações de aplicativos compatíveis, como Mail e Safari. Por exemplo, no aplicativo Mail, clique com o botão direito do mouse (clique com a tecla Control pressionada) no assunto de um e-mail, selecione Compartilhar e escolha OmniFocus nas opções para adicioná-lo à sua Caixa de entrada.

2. Processamento de caixa de entrada

Depois de registrar todas as suas tarefas na caixa de entrada do OmniFocus, o próximo passo importante no método GTD é processar esses itens. Esta fase envolve avaliar cada item da caixa de entrada para transformar suas tarefas caóticas em ações claras. É importante reservar um tempo todos os dias para processar sua caixa de entrada.

No OmniFocus, comece processando cada item na sua caixa de entrada para decidir se ele pode ser executado. Se sim, você consegue concluí-lo em menos de 2 minutos? Se for o caso, faça-o imediatamente, por exemplo, respondendo a um e-mail. Caso contrário, autorize, adie ou exclua a entrada.

Você pode atribuir tarefas a uma pessoa específica e rastreá-las com a tag Aguardando . Clique na tarefa relevante na sua Caixa de entrada e selecione a tag Aguardando .

Ou crie uma tag específica para cada pessoa a quem você delegar tarefas na aba Tags . Em seguida, você pode definir um lembrete e uma data de vencimento para quando espera que a tarefa seja concluída. As tarefas restantes que não puderem ser concluídas imediatamente ou delegadas serão adiadas.

Se for uma tarefa de uma etapa, você pode atribuí-la a um projeto ou tag específica e adicionar uma data de vencimento. Se for uma tarefa com várias etapas, você pode criar um novo projeto digitando um nome na caixa Projeto e pressionando Command + Return para criar o projeto. Se você quiser adicionar essa tarefa a um projeto existente, arraste e solte a tarefa no projeto desejado na barra lateral.

3. Organize o trabalho em projetos

Depois de processar cada item na sua caixa de entrada OmniFocus, é hora de organizá-los em projetos. Esta etapa ajuda a organizar sua carga de trabalho em unidades gerenciáveis ​​que podem ser rastreadas e concluídas sistematicamente. Felizmente, o OmniFocus oferece vários recursos que ajudam a organizar o trabalho de acordo com sua natureza e resultado desejado.

Primeiro, considere usar Pastas no OmniFocus para agrupar tarefas relacionadas em categorias mais amplas. Por exemplo, você pode ter uma pasta Pessoal para todo seu trabalho pessoal, uma pasta Trabalho para trabalhos relacionados ao trabalho e uma pasta Escola para seu trabalho acadêmico.

Cada pasta contém uma série de projetos relacionados àquela área específica da sua vida, cada um com seu próprio conjunto de ações ou tarefas. Para criar uma pasta no OmniFocus, vá para a aba Projetos , clique no botão + na parte inferior da barra lateral e selecione Adicionar pasta .

Em seguida, dentro de cada pasta , crie projetos específicos e acionáveis. Um projeto no OmniFocus é um grupo de tarefas relacionadas com um resultado ou objetivo definido. A OmniFocus oferece três tipos principais de Projetos , incluindo:

• Um Projeto Sequencial consiste em tarefas que você deve concluir em uma ordem específica. Por exemplo, um projeto de redação de artigo de periódico normalmente inclui tarefas de pesquisa, redação, redação, edição e publicação, que devem ser executadas em uma ordem específica.
• Projetos paralelos incluem tarefas que você pode fazer em qualquer ordem ou simultaneamente, como montar seu escritório em casa.
• Listas de Ações Únicas são para tarefas ou projetos que estão fora do seu radar. No entanto, você pode querer continuar fazendo isso para propósitos futuros — como escrever um livro ou aprender um novo idioma — ou para tarefas cotidianas contínuas, como fazer compras de supermercado.

4. Envolva-se na lista de tarefas

Engajar-se em suas tarefas é o próximo e sem dúvida o mais importante passo do método GTD. Esta etapa envolve escolher quais tarefas serão trabalhadas com base no contexto, prioridade, tempo disponível e níveis de energia. Isso ajuda você a tomar decisões inteligentes que sejam adequadas às suas habilidades e objetivos.

Felizmente, o OmniFocus oferece vários recursos de filtragem para ajudar você a realizar suas tarefas com eficiência.

Etiquetas

Anteriormente conhecidas como Contextos, as Tags permitem que você categorize suas tarefas por localização, tempo disponível, nível de energia, prioridade e muito mais. Você pode criar tags personalizadas e atribuí-las às suas tarefas com base em critérios que são importantes para você. Vá para a aba Tags e clique no botão + (Mais) na parte inferior para criar uma tag personalizada.

Sinalização

A sinalização ajuda a destacar tarefas de alta prioridade que precisam de atenção imediata. Visualizar itens sinalizados na aba Sinalizados pode ser útil quando você tem muito a fazer e precisa se concentrar primeiro nas tarefas mais importantes.

Perspectivas

As perspectivas oferecem mais controle sobre como você filtra e visualiza tarefas. É aqui que você filtra tarefas definindo vários parâmetros de uma só vez, como tags, datas de vencimento, duração, sinalizados, etc., para criar uma visualização personalizada de suas tarefas. Acesse o menu Perspectiva e selecione Adicionar Perspectiva para criar sua visualização personalizada.

5. Revise para manter o progresso

A etapa de revisão é muito importante no método Getting Things Done. Esta etapa garante que você reavalie regularmente suas tarefas e metas para refletir quaisquer mudanças nas prioridades ou circunstâncias. Isso evita que tarefas importantes passem despercebidas e ajuda você a permanecer no caminho certo para atingir seus objetivos de longo prazo.

Você pode revisar facilmente suas tarefas no OmniFocus navegando até a guia Revisar , que exibe os projetos que precisam ser revisados. Por padrão, os projetos no OmniFocus são configurados para serem revisados ​​semanalmente, mas você pode personalizar a frequência de revisão acessando OmniFocus > Configurações > Datas e horários .

Durante a revisão, você pode avaliar se um projeto precisa de tarefas adicionais, ainda é relevante ou deve ser eliminado completamente. Quando estiver satisfeito, clique com o botão direito do mouse no projeto e selecione Marcar como revisado .

Se você está procurando um gerenciador de tarefas que ajude você a organizar suas tarefas usando o método GTD, experimente o OmniFocus. Os recursos e funções do OmniFocus o tornam uma ferramenta eficaz para manter o controle de suas prioridades e, finalmente, atingir seus objetivos.

Perguntas frequentes

O que é OmniFocus?

OmniFocus é uma ferramenta de gerenciamento de tarefas rica em recursos, projetada para ajudar os usuários a capturar, organizar e concluir tarefas com eficiência. Esta ferramenta se concentra fortemente no método Getting Things Done e oferece uma série de recursos que se alinham com este sistema de produtividade, tornando-a uma escolha ideal para aqueles que aplicam GTD em suas vidas diárias.

O OmniFocus está disponível para Android ou Windows?

O OmniFocus foi criado especificamente para dispositivos Apple, incluindo Mac, iPhone, iPad e Apple Vision Pro, mas também pode ser acessado na web. A integração perfeita entre vários dispositivos Apple permite que você acompanhe suas tarefas e compromissos onde quer que esteja.

O OmniFocus é gratuito?

A OmniFocus oferece vários planos de assinatura premium, compras únicas e um teste gratuito de 14 dias para testar seus recursos.