3 maneiras favoritas de usar o Copilot no Outlook

O Microsoft Copilot é uma ferramenta poderosa que melhora a produtividade em todos os produtos do Microsoft 365, incluindo o Outlook. O Copilot no Outlook oferece vários recursos para gerenciar e-mails e promover uma comunicação eficaz. Aqui estão três maneiras úteis de manter o controle da sua caixa de entrada.

Observação : o Copilot no Outlook (e outros aplicativos do Microsoft 365) requer uma licença do Copilot, seja uma licença do Microsoft 365 Copilot emitida pela sua organização ou uma assinatura do Copilot Pro por meio da sua conta pessoal da Microsoft (que custa US$ 20/mês).

1. Resuma longas conversas de e-mail

Longas conversas por e-mail podem rapidamente se tornar caóticas, dificultando o controle de detalhes importantes. O Copilot no Outlook ajuda você a extrair rapidamente detalhes importantes e pontos de ação de longas sequências de e-mails (também conhecidas como conversas) sem complicações. A ferramenta pode extrair facilmente pontos-chave de várias mensagens e resumir uma longa conversa para ver, por exemplo, quais decisões foram tomadas para o item do projeto que está sendo discutido.

Para fazer isso, selecione uma conversa de e-mail no Outlook e selecione Resumo do Copilot na parte superior do encadeamento de e-mails. O Copilot analisará o tópico e gerará um resumo para você no topo do e-mail.

Na captura de tela abaixo, o Copilot criou um resumo de um tópico de e-mail com um gerente de suporte, destacando os principais pontos da discussão após a solicitação de serviço e as próximas etapas.

2. Elabore e-mails como um profissional

O Copilot pode ajudar você a redigir um novo e-mail ou responder a uma conversa existente — basta fornecer um breve aviso para esclarecer suas necessidades e a IA ajudará você a encontrar as palavras certas. Depois de ter um rascunho, você pode ajustar o comprimento e o tom dele para adaptá-lo ao seu estilo.

Veja como redigir um e-mail do Outlook usando o Copilot:

• Ao redigir um novo e-mail, selecione o ícone do Copilot na barra de ferramentas.
• Selecione Rascunho com Copilot no menu suspenso.
• Na caixa Copiloto, insira seu prompt e use o ícone Opções de geração para especificar o comprimento e o tom desejados.
• Quando terminar, selecione Gerar e o Copilot rascunhará o conteúdo para você.
• Se não for como desejado, selecione Regenerar rascunho .
• Quando estiver satisfeito com o resultado, selecione Manter .

Observe que o Copilot pode criar vários rascunhos do mesmo e-mail, cada um com um tom e comprimento diferentes. Por exemplo, você pode pedir ao Copilot no Outlook para tornar os e-mails mais formais ou informais, mais longos ou mais curtos. Você pode usar as setas para navegar por cada rascunho.

Depois de concluído, você pode editar o rascunho conforme necessário para preencher ou corrigir informações relevantes e enviar o e-mail.

3. Mantenha clareza e tom consistente em todos os seus e-mails

Se você já teve dificuldade em saber se seus e-mails eram relevantes ou não, o recurso de treinamento por e-mail do Copilot será uma salvação. Além do suporte à edição de e-mail, o Copilot no Outlook ajuda você a redigir e-mails de forma mais eficiente com o treinamento por e-mail. Ele analisa seus rascunhos de e-mail e faz sugestões para melhorar o tom, o sentimento e a clareza para que você possa transmitir sua mensagem da melhor maneira possível.

No ícone do Copilot na barra de ferramentas, selecione Coaching pelo Copilot no menu suspenso. O Copilot gerará um pequeno relatório com suas descobertas e fará recomendações para uma comunicação mais eficaz. Ele informará se o rascunho do e-mail tem um tom caloroso, sincero, entusiasmado, apologético, etc. e sugerirá se o rascunho poderia ser mais positivo, mais direto ou algo assim. O Copilot também verifica a clareza dos e-mails e faz sugestões de melhorias. Se você gostar de alguma das sugestões, pode adicionar seu feedback ao rascunho antes de enviá-lo.

Observação : o Copilot está disponível apenas no "novo" Outlook para a Web, Outlook Online e Outlook para Windows. Além disso, além de contas de trabalho ou escola, o Copilot no Outlook só oferece suporte a contas da Microsoft que usam endereços de e-mail outlook.com, hotmail.com, live.com e msn.com, e não endereços de e-mail de terceiros, como o Gmail.

O Copilot no Outlook não só facilita a superação do obstáculo mental de iniciar ou continuar uma conversa por e-mail, mas também ajuda a melhorar sua comunicação por e-mail. O Copilot no Outlook também oferece alguns outros recursos, como a capacidade de criar rapidamente um convite para reunião a partir de uma discussão por e-mail. No entanto, esses recursos só estarão disponíveis se você tiver uma licença do Microsoft 365 Copilot (Work).