Manter o controle das alterações ativado quando um documento for reaberto

Para manter o recurso "Controlar alterações" ativado após a reabertura de um documento, abra o documento, selecione " Ativado para mim e para todos" no menu "Controlar alterações" e salve o documento ou permita que o editor o salve. Essa opção se aplica ao documento atual e a todos os seus usuários; não é uma configuração padrão pessoal para todos os arquivos da conta. Se você precisar do controle de alterações apenas para a sua sessão atual, selecione " Ativado para mim" .

Essa distinção é importante quando um rascunho compartilhado precisa registrar as edições de forma consistente. No exemplo abaixo, uma equipe está revisando um plano de projeto. As capturas de tela são ilustrações da interface; os rótulos e o comportamento do menu seguem a documentação atual do ONLYOFFICE.

O que significa “por padrão” no ONLYOFFICE Docs?

O ONLYOFFICE oferece duas maneiras de ativar o rastreamento: uma opção no nível da sessão e uma opção permanente para o documento. A opção "Ativado para mim" habilita o rastreamento para a sua sessão de edição atual, mas a configuração é desativada quando você recarrega ou abre o documento novamente. A opção "Ativado para mim e para todos" habilita o rastreamento para todos os usuários e o mantém ativado quando o documento é recarregado ou reaberto.

Essa persistência é um comportamento em nível de documento. O guia oficial do usuário descreve a configuração "para mim e para todos" como aplicável a todos os usuários quando o documento é recarregado. Também afirma que outro usuário pode desativar a configuração geral para todos. Portanto, isso é adequado para um rascunho editorial ou um documento de política compartilhada, mas não é um bloqueio imutável nem uma preferência para toda a organização. O guia não descreve uma configuração padrão universal por usuário que inicie automaticamente o Controle de Alterações em todos os novos documentos.

Como você mantém o controle de todos?

1. Abra o documento com permissão de edição. Localize o documento no seu serviço de armazenamento conectado e abra-o no Editor de Documentos do ONLYOFFICE. Se o arquivo for somente para visualização, solicite ao proprietário permissão de edição ou revisão; um visualizador não pode fazer essa alteração no nível do documento.
2. Abra o menu Controlar alterações. Na faixa de opções superior, selecione Colaboração e clique em Controlar alterações . Dependendo do layout do editor, você também pode usar o controle de status Controlar alterações no canto inferior direito da barra de status. Se clicar no controle ativar ou desativar o controle diretamente, abra o menu ou clique na seta para ver as opções de escopo.
3. Selecione “Ativado para mim e para todos”. Não selecione “Ativado para mim” se seus colegas também precisarem ter o rastreamento ativado após a reabertura do documento. A opção global entra em vigor para o documento atual e todos os coautores. O ONLYOFFICE pode exibir um aviso, pois a configuração altera o estado do documento compartilhado.
4. Faça uma pequena edição intencional. Adicione uma palavra ou frase curta em um local de teste seguro e confirme se a inserção aparece como uma alteração controlada. Isso verifica se o rastreamento está realmente registrando as edições, em vez de apenas exibir um controle da faixa de opções com aparência ativa.
5. Salve e reabra o documento. Implantações online geralmente salvam as alterações por meio da integração com o armazenamento conectado. Se o salvamento automático estiver desativado ou se o aplicativo host solicitar que você salve o documento, use o comando Salvar disponível e aguarde a conclusão. Feche o documento, abra-o novamente e confirme se o Controle de Alterações ainda está ativado. Remova ou aceite a edição de teste se ela não fizer parte do documento.

Essa configuração bloqueia o recurso "Controlar alterações"?

Não. A configuração compartilhada persiste mesmo após a reabertura do documento, mas outro usuário pode selecionar "Desativado para mim e para todos" . O ONLYOFFICE documenta que essa alteração desativa o rastreamento para todos os usuários, e o alerta correspondente é exibido aos coautores. Se o seu processo requer um registro de auditoria, defina quem tem permissão para alterar essa configuração e revise o histórico de versões do documento ou os controles da sua plataforma de armazenamento. A opção "Ativado para todos" não deve ser considerada uma política de imposição administrativa.

O acesso somente para revisão é um caso diferente. O ONLYOFFICE afirma que o recurso "Controlar Alterações" está ativado por padrão para um revisor e não pode ser desativado enquanto um documento estiver compartilhado com direitos de "Somente revisão". Esse modo foi projetado para sugestões: os revisores enviam alterações, enquanto alguém com os direitos apropriados as aceita ou rejeita. Use-o quando o revisor precisar sugerir edições sem editar diretamente o texto base.

É possível que uma integração permita a revisão quando um documento é aberto?

Para uma integração com o Docs, o aplicativo host controla a configuração do editor. As perguntas frequentes da API do ONLYOFFICE explicam que isso document.permissionsdetermina como o documento é aberto com o recurso de controle de alterações/modo de revisão ativado. Para permitir tanto a edição quanto a revisão (incluindo a possibilidade de os usuários alternarem para o modo de revisão), a configuração inclui:

document: {
  permissions: {
    edit: true,
    review: true
  }
},
editorConfig: {
  mode: "edit"
}

Com edit: false`true` e `false` review: true, o documento abre somente para revisão. Essas são permissões de acesso fornecidas pela integração, não uma preferência global que um usuário comum possa definir no editor. Os administradores devem aplicar a opção na configuração do documento no host e verificá-la no editor integrado. Consulte a documentação da API atual da integração e a versão do Docs antes de implementar alterações de configuração.

Para uso comum no ONLYOFFICE Workspace, Nextcloud, ownCloud ou outra plataforma conectada, use a opção compartilhada do menu do editor em vez de editar a configuração da API. O aplicativo host pode controlar permissões, salvamento, modelos e quais recursos da barra de ferramentas estão disponíveis.

Por que a opção está faltando ou não permanece visível?

• Você selecionou “Ativado para mim”. Essa opção é válida apenas para a sessão atual. Reabra o menu e selecione “Ativado para mim e para todos”.
• Você tem acesso somente para revisão ou para visualização. O acesso somente para revisão permite o rastreamento automático, enquanto o acesso para visualização não permite alterar as configurações de compartilhamento. Peça ao proprietário do arquivo para verificar o nível de acesso.
• A opção foi anulada por um colaborador. Outro editor pode ter alterado a configuração compartilhada. Abra o menu Controlar alterações novamente e verifique se o estado selecionado ainda está ativado.
• O editor não salvou ou recarregou o documento corretamente. Confirme se o armazenamento do host indica que o documento foi salvo e, em seguida, abra o mesmo arquivo novamente, em vez de uma cópia baixada ou uma versão mais antiga.
• Você está visualizando uma preferência de exibição. Arquivo > Configurações avançadas inclui opções para como as alterações de revisão são exibidas, como balões ou dicas de ferramentas. Essas opções afetam a apresentação das alterações de revisão, não se o documento está rastreando edições.

Verifique o resultado

Reabra o mesmo documento compartilhado e verifique o controle de Alterações. Em seguida, faça uma edição inofensiva e confirme se o texto inserido ou excluído está marcado para revisão. Se o controle mostrar o controle ativado, mas a edição não estiver marcada, verifique se você está em um documento editável e se a alteração foi feita depois que o controle foi ativado. Se você precisar que o controle seja iniciado em todos os arquivos recém-criados, use um modelo de nível de host ou uma configuração de integração somente se sua plataforma suportar e documentar esse fluxo de trabalho; a opção "Ativado para mim e para todos" do editor se aplica ao documento atual.

Referências oficiais

• Central de Ajuda do ONLYOFFICE: Revisão de documentos — opções de menu, persistência, comportamento somente para revisão e exibição de alterações controladas.
• Perguntas frequentes sobre a API do ONLYOFFICE Docs: Compartilhamento — configuração do editor para abrir documentos com a opção de revisão/controle de alterações ativada.
• API do ONLYOFFICE Docs: Revisão — revise as permissões e como elas interagem com o acesso de edição.
• Central de Ajuda do ONLYOFFICE: Configurações avançadas do Editor de Documentos — preferências de exibição, incluindo como as alterações de revisão aparecem.