Como adicionar uma lista suspensa no Excel

O Excel é útil para organizar e analisar os dados coletados em um só lugar. No entanto, à medida que as informações coletadas se tornam cada vez mais complexas, a precisão dos seus dados pode ser prejudicada. A introdução de listas suspensas em sua planilha do Excel pode ajudá-lo a simplificar e agilizar a entrada de dados, reduzir erros e manter a consistência em toda a planilha.

Este artigo mostrará como criar uma lista suspensa no Excel em um processo passo a passo para facilitar a entrada de dados.

Criando uma lista suspensa

Existem duas maneiras principais de criar uma lista suspensa no Excel: validação de dados e uso de tabelas do Excel. Este artigo o guiará pelos dois métodos para entender como criar uma lista suspensa.

Usando validação de dados

Validação de dados é um recurso do Excel que permite definir uma restrição sobre quais dados podem ser inseridos em uma célula. Validações de dados podem ser usadas para criar uma lista suspensa seguindo estas etapas:

1. Clique na célula onde deseja adicionar a lista suspensa.
   
2. Encontre e selecione a guia “Dados” na faixa do Excel.
   
3. Dentro do grupo “Ferramentas de Dados”, clique em “Validação de Dados”, onde aparecerá uma caixa de diálogo.
   
4. Nesta caixa de diálogo, navegue até a guia “Configurações”.
   
5. Clique no menu suspenso “Permitir” e escolha “Lista”. Isso informa ao Excel que você gostaria de fazer uma lista de opções.
   
6. No campo “Fonte”, você pode digitar diretamente a lista de opções ou destacar as células que contêm suas opções.
   
7. Depois de inserir suas opções, pressione “OK” para aplicar a validação.
   

Depois de aplicar a validação de dados e clicar na célula selecionada, uma pequena seta suspensa aparecerá. Ao clicar na seta, você pode escolher uma das opções da sua lista.

Usando o método de validação de dados, você pode criar uma lista suspensa simples no Excel. Por outro lado, se você estiver usando um conjunto de dados mais complicado ou maior, usar tabelas do Excel é a melhor opção.

Personalizando listas suspensas

Quando a lista suspensa for criada, você poderá editá-la como e quando desejar. Por exemplo, se a sua lista contiver produtos para uma empresa, você poderá introduzir novos produtos por meio da lista de fontes ou, alternativamente, removê-los excluindo-os da lista de fontes. Além disso, você pode editar itens já existentes na lista ou especificar restrições de entrada de dados para limitar quais informações adicionais podem ser adicionadas.

Adicionar/remover itens em uma lista suspensa

Se desejar adicionar ou remover opções da sua lista suspensa, siga estas etapas:

1. Abra a planilha com sua lista suspensa.
2. Clique na célula com a lista suspensa.
   
3. Vá para a guia “Dados”.
   
4. Clique em “Validação de dados”.
   
5. Na lista “Fonte” da caixa Validação de Dados, adicione os novos itens separados por vírgulas ou remova os itens que deseja excluir.
   
6. Clique em “OK” para salvar as alterações.
   

A lista suspensa agora incluirá os novos itens ou, se você tiver excluído itens, eles não aparecerão mais na lista suspensa da planilha.

Editando itens em uma lista suspensa

Para editar qualquer item em uma lista suspensa, siga estas etapas:

1. Abra a planilha que contém a lista suspensa.
2. Selecione a célula com a lista suspensa.
   
3. Vá para a guia “Dados”.
   
4. Navegue até “Validação de dados”.
   
5. Na lista “Fonte” da caixa Validação de Dados, edite os itens conforme necessário.
   
6. Clique em “OK” para salvar as alterações. Os itens editados agora aparecerão na lista suspensa.
   

Especificando restrições de entrada de dados

Para que os dados sejam inseridos corretamente no formato que você deseja usar, você pode definir restrições específicas sobre o tipo de informação que os usuários podem inserir.

Isso pode incluir o formato ou o comprimento de uma célula, por exemplo, se sua lista contiver uma variedade de produtos disponíveis, eles deverão inserir um produto válido. Se não inserirem um produto válido, receberão uma mensagem de erro.

Ao especificar suas restrições de entrada de dados, você pode alterar o texto da sua mensagem de erro para instruir os usuários a inserir as informações corretas no formato correto. Isso ajudará na experiência do usuário e fornecerá resultados mais precisos.

Abaixo está uma lista de como especificar restrições de entrada de dados:

1. Selecione a célula à qual deseja aplicar a validação de dados.
   
2. Navegue até a guia “Dados”.
   
3. Clique em “Validação de dados”.
   
4. Na guia “Configurações” da caixa Validação de dados, insira os critérios de validação desejados.
   
5. Configure seus critérios de acordo com suas necessidades. Por exemplo, se você precisar limitar a entrada a datas entre um intervalo específico, selecione “Data” como critério de validação e escolha as datas de início e término desejadas.
   
6. Inclua uma mensagem de entrada e um alerta de erro, se necessário.
   
7. Clique em “OK” para salvar e aplicar suas novas configurações.
   

Usando essas opções, você pode ajustar sua lista suspensa para atender às necessidades específicas do seu projeto.

Dicas úteis ao usar suas listas suspensas

Agora que você sabe como fazer sua lista suspensa no Excel, deve aprender como usá-la de maneira eficaz para obter o máximo de eficiência de seus dados. Aqui estão algumas dicas para usar suas listas suspensas:

Mantenha as listas atualizadas

Atualize regularmente sua planilha com as informações mais recentes disponíveis para manter resultados precisos e integridade de dados.

Proteja sua planilha

Adicione uma senha à planilha geral para impedir alterações não autorizadas nos dados suspensos. Você também pode bloquear células individuais para que ninguém possa alterar as informações incluídas na sua lista.

Além disso, clicar com o botão direito na guia que contém sua lista de validação de dados e pressionar “ocultar” ocultará a guia, tornando mais difícil para outros usuários encontrá-la e adulterá-la.

Treine seus usuários de planilhas

Forneça aos seus usuários um resumo de como sua planilha é usada corretamente para que eles possam aproveitar todas as informações disponíveis.

Dominando suas listas suspensas

Incluir uma lista suspensa em suas planilhas não apenas melhora a experiência do usuário na entrada de dados, mas também garante que a entrada de dados esteja correta e em um formato válido para você analisar adequadamente. Devido à facilidade de edição das listas suspensas, você pode atualizar ou remover opções conforme apropriado, mantendo um alto nível de controle por meio de proteção de planilha e bloqueio de células para garantir que usuários não autorizados não possam adulterar a lista de fontes.

Ao usar as etapas fornecidas neste artigo para criar suas próprias listas suspensas no Excel, você pode tornar seus projetos particulares ou profissionais mais capazes de resolver seus desafios de dados.

Você usou alguma das dicas incluídas neste artigo para ajudar a construir suas listas suspensas? Se sim, como eles ajudaram você? Deixe-nos saber na seção de comentários abaixo.