Como classificar no Excel

Embora a maioria das organizações colete dados para ajudar na tomada de decisões, muitas vezes eles acabam no Excel em um formato desorganizado. Como tal, pode ser difícil compreender as relações, padrões e tendências nos dados.

Felizmente, você pode fazer várias coisas, como adicionar tabelas e arredondar células no Excel , mas como classificar os dados? Você está no lugar certo se nunca usou o Excel para essa finalidade. Este artigo explica como classificar dados no Excel, seja em um grupo ou em uma planilha inteira. 

O que saber sobre classificação de dados no Excel

A classificação bem-sucedida dos dados no Excel exige que você prepare a planilha de várias maneiras. Primeiro, você deve remover as células em branco porque o Excel irá classificá-las, afetando os totais e outros elementos formulados.

A seguir, os dados nas colunas devem ser do mesmo tipo. Por exemplo, se uma coluna incluir datas, nenhuma outra forma de dados, como texto ou números, deverá estar no intervalo de células, ou a classificação falhará.

Além disso, você pode verificar e remover duplicatas no Excel antes de classificar quaisquer células ou colunas para confirmar se nada deu errado após a classificação.

Por fim, é fundamental ter um backup dos dados caso algo dê errado durante o processo. 

Classificando dados em ordem alfabética no Excel

Se você tiver uma coluna simples que precisa classificar em ordem alfabética, poderá selecionar as células e escolher suas opções de classificação. Porém, o Excel classifica apenas as células escolhidas, o que pode bagunçar uma planilha inteira.

Se a opção acima funcionar para você, ótimo. Caso contrário, você tem duas opções:

• Para planilhas com quebras entre linhas ou vários cabeçalhos em uma coluna , selecione as células da coluna que deseja classificar (dentro da coluna escolhida), incluindo todas as linhas associadas, e escolha suas opções de classificação.
  
• Para planilhas grandes sem espaços entre as linhas , você pode selecionar a planilha inteira (útil quando os cabeçalhos são incluídos), especificar a coluna a ser classificada e escolher as opções de classificação.
  

Ambas as opções de classificação do Excel acima movem todos os dados da linha junto com os dados da coluna classificada para manter todas as associações no lugar. Veja como fazer as duas coisas.

Como classificar uma seção de dados em ordem alfabética no Excel

1. Para classificar uma coluna em uma seção, destaque todas as linhas e colunas que incluem os dados da coluna que você deseja classificar. Não selecione nenhum cabeçalho.
2. Selecione a guia Dados  na barra de menu para abrir a faixa relacionada abaixo dela.
3. Escolha Classificar  para abrir o menu de diálogo de classificação. Não use “AZ” ou “ZA” porque eles utilizam as opções atualmente definidas no menu Classificar  , o que pode bagunçar tudo.
4. Desmarque a caixa Meus dados têm cabeçalhos, se ainda não tiver feito isso.
5. Escolha sua coluna de classificação na lista suspensa Coluna  .
6. Escolha Valores de célula na lista suspensa Classificar em  .
7. Clique de A a Z ou Z a A  como método de classificação na lista suspensa “Ordem”. As células com letras e números serão classificadas da esquerda para a direita.
8. Clique em OK  para salvar suas configurações de classificação.
9. O Excel agora exibirá os resultados classificados em ordem alfabética. A linha de dados de cada coluna também se move com as células classificadas.

Como classificar uma coluna de dados em ordem alfabética no Excel

Ao contrário da classificação de uma seção de dados, a classificação de uma coluna exige que toda a planilha seja selecionada. Se você selecionar a coluna, apenas esses dados serão movidos, o que embaralhará toda a planilha. Se você tiver mais de um cabeçalho em uma coluna, deverá usar o processo acima que classifica as seções. Depois que a planilha inteira for selecionada, você pode escolher a coluna para classificar e todas as outras opções de classificação usando as etapas abaixo.

1. Abra sua planilha e clique no botão Selecionar tudo  no canto superior esquerdo da planilha, logo abaixo da “Caixa de nome”.
   
2. Clique na guia Dados  na barra de menu para abrir a faixa de opções relacionada abaixo dela.
3. Escolha Classificar  para abrir o menu de diálogo de classificação. Não clique em “AZ” ou “ZA” na faixa de opções, pois eles reagem com base nas configurações atuais encontradas no menu Classificar  . Isso poderia bagunçar tudo.
   
4. Marque a caixa Meus dados têm cabeçalhos  na caixa de diálogo Classificar, pois todos os cabeçalhos foram selecionados. Observe que você só pode ter um cabeçalho por coluna. Caso contrário, você terá que classificar com base nas seções usando o processo acima.
5. Escolha a coluna de classificação na lista suspensa Coluna  . Deve exibir os nomes dos cabeçalhos em vez das letras das colunas.
6. Selecione Valores de célula na lista suspensa Classificar em  .
   
7. Escolha A a Z ou Z a A como sua opção de classificação na lista suspensa Ordem  . As células com números e letras serão classificadas da esquerda para a direita, portanto “IN0119” e “IN0118” serão classificados como “IN0018” seguido de “IN0019” ao usar a opção “A a Z”.
8. Clique em OK quando terminar. A planilha aparecerá classificada em ordem alfabética com base na coluna selecionada. Se você estragou ou não gostou dos resultados, use a opção Desfazer  .

O que saber sobre a classificação de dados numérica ou cronologicamente no Excel

A classificação dos dados numericamente ou cronologicamente não é muito diferente da ordem alfabética, mas você tem opções de classificação diferentes. O Excel identifica os dados nas células e apresenta suas opções de classificação com base nesses critérios. Tal como acontece com todas as opções de classificação, exclua células e linhas em branco em seu documento Excel , ou isso afetará os resultados classificados.

As datas dariam a você os versos “do mais antigo para o mais novo” e “do mais novo para o mais antigo”, “A a Z” e “Z a A”. Os números dariam “do menor para o maior” e do “maior” para o menor”.

Dependendo se você precisa classificar uma seção numericamente/cronologicamente ou uma coluna inteira, verifique os processos abaixo.

Como classificar uma seção de dados numericamente/cronologicamente no Excel

Classificar uma seção de dados cronologicamente (isto é, datas) ou numericamente (isto é, números) é semelhante a classificá-los em ordem alfabética, exceto que as opções de classificação são diferentes.

1. Para classificar uma seção de coluna numericamente/cronologicamente dentro de uma seção de dados, selecione as linhas que incluem os dados da coluna que você deseja classificar, mas não selecione nenhum cabeçalho.
   
2. Clique na guia Dados  encontrada na barra de menu. Esta ação abre a faixa de opções correspondente abaixo dela.
3. Escolha Classificar  para abrir o menu de diálogo de classificação. Não clique em “AZ” ou “ZA” na faixa de opções, pois eles reagem com base nas configurações atuais encontradas no menu Classificar  . Isso poderia bagunçar tudo.
   
4. Desmarque a caixa Meus dados têm cabeçalhos  se ainda não tiver feito isso, pois você não selecionou nenhum cabeçalho nas etapas anteriores. É uma maneira mais limpa de classificar.
5. Escolha sua coluna de classificação encontrada na lista suspensa Coluna  .
   
6. Selecione Valores de célula na lista suspensa Classificar em  .
7. Escolha Do mais antigo para o mais recente ou Do mais recente para o mais antigo como sua opção de classificação na  lista suspensa Pedido .
   
8. Clique em OK  para salvar as configurações de classificação. Você verá a coluna da seção classificada cronologicamente ou numericamente. Todas as linhas devem aparecer com as células da coluna correspondentes.

Como classificar múltiplas colunas no Excel

Às vezes, você pode precisar de vários critérios de classificação para tornar os dados mais interpretáveis. No entanto, a classificação de várias colunas pode reorganizar os dados incorretamente, dependendo do layout da planilha.

A classificação múltipla deve ser baseada em uma classificação primária seguida por uma ordem de classificação precisa, como “Data de compra” seguida de “Categoria do produto”, seguida de “Seção de departamento”.

O exemplo acima significa que o Excel classificará primeiro com base nas datas de compra e depois nas categorias de produtos em cada data de compra relacionada. Neste ponto, você verá todas as categorias de produtos comprados listadas cronologicamente em cada data.

O resultado final é que o Excel classifica com base na ordem que você estabelece, portanto, ele classifica primeiro a coluna “Data de compra” e depois a coluna “Categorias de produtos” dentro de cada data.

Em qualquer caso, é melhor copiar a planilha, trabalhar na duplicata para fins de comparação e proteger os dados originais contra corrupção.

1. Abra a planilha relevante e selecione qualquer célula, navegue até a barra de menu na parte superior e clique na guia Dados  .
   
2. Selecione Classificar  na barra de menu na parte superior para abrir a caixa de diálogo de classificação.
3. Vá para a seção Coluna  na caixa de diálogo e clique no  menu suspenso Classificar por . Escolha a coluna de classificação primária.
4. Selecione o menu suspenso Classificar em  e escolha Valores de célula.
   
5. Clique no menu suspenso Ordem  e selecione os critérios de classificação que deseja usar.
6. Vá para o canto superior esquerdo e selecione Adicionar nível.  Isso adiciona uma nova seção de classificação.
   
7. Na seção Coluna, clique no menu suspenso Então por  e escolha a próxima coluna que deseja classificar. Esta será a função de classificação secundária que classifica dentro da primeira.
8. Clique nos menus suspensos Classificar por e Ordenar  e escolha seus critérios preferidos.

Lembre-se de que a coluna escolhida primeiro se torna a chave de classificação primária. A segunda classificação filtra dentro da primeira e a terceira filtra dentro da segunda. Se a classificação da segunda ou terceira coluna interferir nos critérios definidos na primeira coluna, ela permanecerá sem classificação.

Como classificar dados em ordem personalizada no Excel

Você pode querer classificar seus dados usando uma opção não listada no Excel por padrão, como classificar por Pequeno , Médio , Grande e Extragrande . A classificação alfabética os coloca em uma ordem incorreta e a classificação numérica/cronológica não é aplicável. Nesse caso, você pode criar uma ordem de classificação personalizada.

1. Abra a planilha com os dados que deseja classificar.
2. Navegue até a barra de ferramentas na parte superior e selecione Dados.
   
3. Escolha a opção Classificar  na barra de menu.
4. Vá para a seção “Coluna”, clique no menu suspenso Classificar por  e escolha sua coluna de classificação principal.
   
5. No menu suspenso Classificar em  , escolha Valores de célula  para classificar com base no conteúdo.
   
6. Clique no menu suspenso Ordem  e escolha A a Z ou Z a A  como critério de classificação.
7. Para adicionar classificação secundária, clique no botão Adicionar nível  .
8. Siga as etapas de classificação anteriores: Defina as opções Classificar por , Classificar em e Ordem  e pressione OK.
   

Como classificar uma linha no Excel

A estrutura primária do Excel organiza os dados em colunas. No entanto, às vezes seus dados podem ter um layout horizontal onde cada linha contém um atributo diferente do conjunto de dados. Nesse caso, a forma lógica de organizar os dados é classificando as linhas.

Veja como isso é feito:

1. Com os dados que deseja classificar abertos em sua planilha Excel, pressione o cursor na primeira célula da linha que deseja classificar e arraste-a para selecionar todas as células com dados. 
   
2. Vá para a barra de navegação na parte superior e toque na opção Dados  . 
   
3. Toque na opção Classificar  para abrir uma caixa de diálogo com opções de classificação. 
4. Selecione Opções no canto superior direito da caixa de diálogo. 
5. Na caixa pop-up Opções de classificação, selecione Classificar da esquerda para a direita  e clique em OK .
   
6. Vá para a seção Classificar por  e clique no menu suspenso. 
7. Selecione Linha 1 ou Linha 2 ou qualquer linha que você deseja classificar e toque no  botão OK . Isso classificará automaticamente os dados.
   

Classifique sua planilha

Dados não classificados nunca fazem sentido. Pior ainda, organizá-lo manualmente pode levar tempo e levar a erros humanos. Com o Excel, você pode classificar os dados no formato que desejar e criar critérios personalizados. 

A seguir, você também pode querer aprender como usar VLOOKUP no Excel para encontrar os dados de que precisa.