Como habilitar alterações de rastreamento no Planilhas Google

Ao trabalhar em uma planilha do Google com diferentes colaboradores, é crucial acompanhar todas as alterações. Dessa forma, todos podem consultar novas informações e se manter atualizados.

Rastrear e gerenciar alterações no Planilhas Google é bastante simples. Existem diferentes maneiras de fazer isso, ativando diferentes funções ou usando um complemento. Vamos explorá-los.

Acompanhe as alterações ativando as regras de notificação

O recurso bacana que existe no Google Sheets “Regras de notificação” permite que você esteja sempre informado sobre as alterações feitas no documento. Depois de ativá-lo, você receberá e-mails sempre que houver uma alteração na planilha. Você decide se deseja receber notificações sempre que alguém fizer uma alteração ou obter um resumo de todas as edições.

Vejamos como fazer isso:

1. Abra a folha que você precisa e procure por "Ferramentas".
   
2. Role para baixo e clique em “Regras de notificação”.
   
3. Selecione "Todas as alterações foram feitas".
   
4. Em seguida, em “Notifique-me com…”, escolha entre receber e-mails imediatamente ou obter um resumo diário.
   
5. Clique em “Salvar”.
   

Acompanhe as alterações ativando o histórico de versões

Outro método útil para rastrear alterações no Planilhas Google é ativar o "Histórico de versões". Esta função fornece uma visão geral de todas as edições, juntamente com detalhes como quem fez as edições e quando. Veja como fazer:

1. Abra a folha que você precisa e navegue até "Arquivo".
2. No menu suspenso, selecione “Histórico de versões” e clique em “Ver histórico de versões”.

Haverá uma barra no lado direito da folha mostrando os nomes dos editores em cores diferentes. Agora, todas as novas alterações serão destacadas em uma cor que representa a pessoa que fez as alterações.

Rastrear alterações com o Sheetgo

Existe um complemento chamado Sheetgo que permite que você rastreie facilmente as alterações em suas planilhas do Google e tenha dados importados automaticamente todos os dias. Primeiro, você terá que instalar o complemento . De seguida deverá abrir a folha onde pretende acompanhar as alterações diárias e aquela com os dados necessários. Veja como começar a usar o complemento:

1. Navegue até “Complementos”.
2. No menu suspenso, selecione “Sheetgo” e depois “Iniciar”.
3. Uma barra será aberta automaticamente no lado direito da folha.

Agora que você fez isso, vamos ver como importar dados da planilha atual para aquela onde você deseja controlar as alterações.

1. Navegue até a planilha onde deseja importar os dados.
2. Clique no botão “Iniciar conexão” e depois em “Importar dados”.
3. Você poderá ver diferentes planilhas, então selecione a que você precisa.
4. Depois de clicar nele, você verá a opção “Configurações”.
5. Expanda a guia “Configurações” e você verá diferentes opções.

Depois de executar essas etapas, você também terá que habilitar “Anexar dados” para finalizar o processo. Ao fazer isso, o complemento anexa automaticamente os dados abaixo dos dados importados anteriormente. Você também deve marcar “Ativar formatação de transferência” para que ambas as planilhas tenham a mesma aparência.

Você pode optar por nomear a conexão para referências futuras. Na seção “Atualização automática”, você pode decidir com que frequência e a que horas deseja que a importação de dados ocorra. Habilitar esta opção e selecionar a frequência das importações de dados permite que você obtenha atualizações diárias das alterações.

Por fim, clique em “Concluir” para finalizar o processo. Os novos dados agora serão anexados abaixo dos existentes diariamente. A cada dia que você abrir a planilha, obterá informações atualizadas, permitindo que você acompanhe as alterações.

Este complemento é útil, pois requer apenas uma conexão única. Depois de fazer isso, você poderá acompanhar as alterações em suas planilhas do Google automaticamente e diariamente.

Observação: você pode decidir desativar a “Atualização automática” ou alterar a frequência com que deseja que os dados sejam importados. Consulte a seção acima se quiser fazer isso.

Acompanhe as alterações ativando a “Formatação condicional”

Uma representação visual das alterações pode ser uma maneira muito simples de rastrear todas as edições. Existe uma opção no Planilhas Google para fazer isso - você só precisa ativá-la. Veja como você pode fazer isso:

1. Selecione todos os dados (as células) onde você gostaria de usar a formatação condicional.
2. Navegue até “Formatar” e encontre “Formatação condicional”.
3. No menu suspenso, em “Formatar regras”, você verá “Formatar regras se…”.
4. Aqui você terá que selecionar “Não está vazio”.
5. Em seguida, em “Estilo de formatação”, você pode escolher a cor de fundo ou a fonte das letras.
6. Clique em “Concluído”.

Digamos que você escolha azul como cor de fundo. Se uma pessoa insere dados ou faz alterações nas células formatadas, a célula onde o faz fica azul. Simples assim!

Acompanhe as alterações ativando o “Histórico da célula”

Se você deseja acompanhar as alterações feitas em apenas uma célula, pode fazê-lo ativando a nova opção “Cell History”. Isso permite que você veja o nome do colaborador que fez a alteração e o carimbo de data/hora da alteração. Veja como fazer:

1. Clique com o botão direito do mouse na célula e clique em “Mostrar histórico de edição”.
2. Você verá as setas que podem ser movidas da esquerda para a direita para ver as edições.

Parabéns!

Agora você não terá problemas para ativar as alterações de controle no Planilhas Google. Existem vários métodos para fazer isso. Você pode ativar “Regras de notificação”, “Histórico de versões”, “Formatação condicional”, “Histórico de células” ou obter um complemento como o Sheetgo.

Você já tentou algum dos métodos antes? Qual deles funciona melhor para você? Deixe-nos saber nos comentários abaixo.