Agende backups confiáveis ​​para o espaço de trabalho ONLYOFFICE.

Para um portal ONLYOFFICE Workspace autohospedado, habilite as cópias agendadas no Painel de Controle em Configurações comuns > Backup > Backup automático , escolha um destino, defina um agendamento e um limite de retenção e salve. O ONLYOFFICE Workspace Cloud usa um controle semelhante em Configurações > Gerenciamento de dados > Backup , mas o backup automático está disponível apenas nos planos que o incluem. Um agendamento salvo é apenas o começo: confirme se um arquivo foi salvo no destino e mantenha uma cópia de recuperação separada do portal.

Este guia passo a passo foca no recurso de backup automático integrado, documentado para o ONLYOFFICE Workspace. A nomenclatura do menu e os destinos disponíveis podem variar de acordo com a implementação e as integrações conectadas. Para obter as etapas atuais do produto, consulte as instruções de backup e restauração do Painel de Controle do ONLYOFFICE .

Antes de ativar o backup automático

Um backup é um arquivo restaurável dos dados do portal. No Painel de Controle auto-hospedado, o Servidor de E-mail pode exigir configurações de acesso adicionais para os arquivos de e-mail; consulte as instruções separadas de Backup de Dados de E-mail da ONLYOFFICE para sua implementação. O procedimento de E-mail vinculado afirma explicitamente que não se aplica ao Windows. A retenção define quantas cópias de backup o sistema mantém antes de remover as mais antigas. Escolha as configurações levando em consideração tanto a recuperação quanto a capacidade de armazenamento.

• Verifique sua versão e acesso. Para uma instalação em servidor, faça login com uma conta de administrador e confirme se você consegue abrir o Painel de Controle. Na versão em nuvem, verifique se o seu plano inclui backup automático.
• Prepare um destino. O Painel de Controle é compatível com o módulo Documentos e com serviços de armazenamento de terceiros conectados a Documentos, como o Google Drive e o WebDAV. Uma conta de terceiros deve ser conectada, compartilhada e adicionada à pasta Documentos Comuns antes de ser selecionada. O armazenamento temporário destina-se a backups manuais e não é um destino para backups automáticos.
• Decida se o Mail deve ser arquivado. Selecione “Incluir Mail no backup” quando os dados do Mail do portal precisarem ser recuperados. O ONLYOFFICE alerta que, se o Mail for omitido, os dados serão perdidos após a restauração e as contas de e-mail precisarão ser conectadas novamente.
• Planeje a segurança dos seus dados sensíveis. A ONLYOFFICE observa que, quando a criptografia está ativada, um arquivo de backup recém-criado contém arquivos descriptografados; os arquivos são criptografados novamente no disco após a restauração. Restrinja o acesso ao destino e proteja qualquer arquivo baixado.

Defina o destino e o horário.

1. Abra a página de Backup. Em um portal auto-hospedado, faça login, abra o Painel de Controle e selecione Configurações Gerais > Backup . No Workspace Cloud, abra Configurações, selecione Gerenciamento de Dados e, em seguida, Backup . A navegação e as opções na nuvem são descritas no guia oficial de backup e restauração na nuvem .
2. Ative o backup automático. Habilite o controle na seção Backup automático. Se a opção estiver ausente ou desativada, verifique seu plano na nuvem ou confirme se você está no Painel de Controle do Workspace e não nas configurações de outro produto ONLYOFFICE.
3. Escolha onde as cópias serão armazenadas. Selecione um destino conectado dentre as opções de armazenamento disponíveis. Se você usar um serviço de terceiros, certifique-se de que ele esteja conectado ao Documentos e disponível em Documentos Comuns. O backup automático não oferece armazenamento temporário.
4. Selecione a cobertura de e-mail. Selecione "Incluir e-mail no backup" se os dados de e-mail devem ser incluídos. Deixar a caixa desmarcada altera o que pode ser recuperado, portanto, registre essa decisão para qualquer pessoa responsável pela restauração do portal.
5. Defina a frequência e o horário. Escolha diariamente, semanalmente ou mensalmente e insira o horário, o dia da semana ou o dia do mês correspondente. Agende backups para um período de baixa atividade no portal, se isso for conveniente para sua equipe, e escolha um fuso horário que seus administradores compreendam. A documentação lista essas opções de agendamento, mas não especifica um horário ideal universal.
6. Defina o número máximo de cópias e salve. Escolha um valor de retenção de 1 a 30 e clique em Salvar . Quando o limite for atingido, as cópias mais antigas serão removidas automaticamente; portanto, um limite muito baixo pode resultar em menos pontos de recuperação do que o exigido pela sua política.

Escolha métodos de armazenamento e retenção que facilitem a recuperação.

Salvar arquivos no próprio armazenamento de Documentos do portal é simples, mas consome espaço de armazenamento do portal. Além disso, o arquivo pode ficar exposto aos mesmos incidentes de armazenamento ou servidor que afetam o portal ativo. Para uma recuperação mais robusta, considere usar um serviço de terceiros conectado, ao qual sua equipe possa acessar de forma independente, respeitando as regras de segurança e retenção da sua organização. Esta é uma recomendação operacional, não uma garantia de que qualquer provedor específico seja adequado para todas as implementações.

A retenção é uma contagem, não um período de tempo. Por exemplo, manter quatro cópias semanais oferece quatro pontos de recuperação agendados; isso não garante um mês inteiro de histórico se um agendamento for alterado ou uma execução falhar. Estime o tamanho do arquivo e a capacidade de destino disponível antes de escolher o máximo. A documentação do Painel de Controle informa que o máximo pode ser definido de 1 a 30 cópias; ela não promete um tamanho de arquivo específico ou um tempo de conclusão.

Verifique o primeiro backup e evite erros comuns.

Após salvar, retorne à seção Backup automático e confirme se o recurso permanece ativado e se o destino, a opção de e-mail, o agendamento e o número máximo de cópias correspondem ao seu plano. Em seguida, verifique o destino selecionado após a primeira execução agendada. O guia do Painel de Controle informa que os backups concluídos são armazenados como .tar.gzarquivos com um nome no formato portal-name_date_time.tar.gz. Um agendamento visível na tela não comprova, por si só, que um arquivo foi criado.

Se o arquivo estiver ausente, verifique se o armazenamento escolhido ainda está conectado e com permissão de gravação, se o próximo horário agendado já passou e se o arquivo pode ter sido salvo em uma pasta diferente da selecionada. Não tente resolver o problema reduzindo as permissões indiscriminadamente ou armazenando credenciais em um local exposto; use as configurações de conexão e permissões de administrador suportadas pelo serviço.

Para maior segurança, realize um teste de restauração controlado usando o procedimento oficial de restauração em um ambiente de teste adequado, em vez de sobrescrever um portal em produção. Um backup só tem valor prático se sua equipe conseguir localizá-lo e restaurar os dados necessários. Observe também duas limitações no guia do Painel de Controle: os dados da licença não estão incluídos, portanto, o arquivo de licença deve ser carregado novamente após a restauração; e um backup de e-mail requer a configuração e o acesso documentados do Servidor de E-mail quando esse componente estiver externo ao portal.

Verificação final: o recurso está ativado, o destino está acessível, a opção de e-mail foi selecionada intencionalmente, o agendamento e o período de retenção foram salvos e um arquivo recém-criado está visível no destino. Mantenha pelo menos uma cópia de recuperação fora do armazenamento principal do portal quando seu plano de recuperação exigir proteção contra incidentes que afetem todo o portal.