Como adicionar uma assinatura no Outlook

A maioria dos profissionais hoje inclui uma assinatura em seus e-mails. Isso permite que os destinatários saibam exatamente com quem estão se comunicando. Algumas assinaturas são personalizadas para indivíduos e outras seguem o formato empresarial.

Se estiver interessado em aprender como adicionar sua própria assinatura no Outlook, você está no lugar certo. Este artigo explicará tudo o que você precisa saber.

Etapas para adicionar sua assinatura no Outlook

Se você deseja criar uma assinatura para adicionar ao final de seus e-mails, além de selecioná-la como assinatura padrão, ficará satisfeito em saber que é um processo relativamente simples. Veja como adicionar sua assinatura no Outlook:

1. Faça login em sua conta do Outlook.
   
2. Clique em “Exibir configurações”.
   
3. Selecione “Escrever e responder”, que o levará à tela de assinaturas de e-mail.
   
4. Clique em “Nova assinatura” e dê um nome a ela.
   
5. Digite sua assinatura abaixo na área de edição.
   
6. Pressione “Salvar”.
   
7. Em “Selecionar assinaturas padrão”, clique na assinatura recém-criada e aplique-a a novas mensagens e a mensagens encaminhadas.
   
8. Pressione “Salvar” novamente para confirmar a alteração.
   

Personalize sua assinatura do Outlook

Depois de configurar e salvar sua assinatura, você poderá personalizá-la na parte inferior da caixa de edição para atender às suas preferências pessoais. Você tem uma variedade de opções para personalizar sua assinatura e torná-la exclusiva para seus destinatários. Experimente as opções disponíveis para destacar sua assinatura.

Nem todas as opções estão presentes nesta lista, então experimente todas você mesmo para ver se elas atendem às suas preferências. Observe que se você estiver confuso sobre qual ícone representa uma função, passe o cursor sobre ele para que seu nome apareça na tela.

Inserir imagens embutidas

Você pode adicionar o logotipo ou imagem da empresa à sua assinatura. Esta opção permite percorrer as imagens baixadas em seu dispositivo para incorporá-las à sua assinatura. Depois de escolher uma imagem e clicar em “Inserir”, você pode redimensioná-la ao seu gosto.

Fonte e tamanho da fonte

Ao clicar na opção Fonte, uma caixa suspensa aparecerá na tela e listará todas as fontes disponíveis. À direita da opção “Fonte” está o ícone “Tamanho da fonte”. Ao tocar neste botão de função, uma lista suspensa semelhante aparecerá e permitirá que você escolha o tamanho da fonte da sua assinatura.

Negrito, Itálico e Sublinhado

Você também pode colocar negrito, itálico e sublinhar parte ou toda a sua assinatura. Para isso, basta destacar o texto que deseja alterar e clicar no botão de função para obter o efeito desejado, e as alterações serão vistas imediatamente.

Por outro lado, se quiser fazer o contrário e desfazer algum desses efeitos, basta destacar o texto e pressionar novamente o botão de função desejada.

Teclas de atalho:

• Negrito: Ctrl + B
• Itálico: Ctrl + I
• Sublinhado: Ctrl + U

Destaque e cor

Se quiser destacar alguma informação importante na sua assinatura, utilize a função “Destacar”. Para destacar o texto, primeiro pressione a seta para baixo à direita do botão de função “Destacar” e escolha a cor que deseja usar. Em seguida, arraste o cursor sobre o texto que deseja destacar e pressione o botão de função “Destacar”.

Depois de concluído, o plano de fundo do texto selecionado terá a cor desejada, enquanto a cor da fonte permanecerá a mesma.

A cor da sua fonte sempre será automaticamente preta. Para alterar isso, pressione a seta para baixo no botão de função “Cor da fonte”, escolha a cor desejada e comece a digitar sua assinatura. Se você já começou a digitar, destaque o texto digitado e pressione o botão “Cor da fonte” novamente e a cor da fonte mudará.

Você pode usar essas duas funções juntas para criar uma assinatura com cores exclusivas e atraente.

Marcadores e numeração

Para criar uma lista de marcadores ou adicionar uma lista numerada para informações abreviadas, pressione os botões de função correspondentes. Se suas informações já estiverem presentes, destaque o texto e pressione o botão “Enter” no teclado quando necessário para dividir as informações e adicionar marcadores ou números à sua lista.

Teclas de atalho:

• Marcadores: Ctrl +
• Numeração: Ctrl + /

Recuar para a esquerda ou para a direita

O uso desses botões de função aproximará ou afastará o texto da margem esquerda da tela. Para utilizar esta função, basta destacar o texto que deseja mover e pressionar “Recuar para a direita” para mover o texto vários espaços para a direita. Por outro lado, se quiser que seu texto fique mais próximo da margem esquerda, pressione “Recuar à esquerda”.

Citar

Esta função adiciona uma linha de estilo de citação ao texto destacado para destacar informações específicas, seja para reiterar informações importantes suas ou de outra pessoa. Para realizar esta função, destaque o texto que deseja citar e pressione o botão de função “Citar”.

Alinhar à esquerda, à direita e ao centro

Essas três opções moverão todo o texto para os lados ou para o meio da tela de acordo com suas preferências. Isso pode ser útil por vários motivos, mas o alinhamento central ou à direita pode ser esteticamente mais agradável do que o alinhamento à esquerda padrão.

Pressionar qualquer botão de função alinhará automaticamente seu texto sem a necessidade de destacar nada.

Adicionar ou remover hiperlink

Adicione um link à sua assinatura destacando o texto e pressionando o botão “Hiperlink”. A partir daqui, basta digitar ou colar o URL na caixa que aparece e clicar em “OK” para incorporar seu link. Você saberá que isso foi bem-sucedido, pois o texto agora estará sublinhado em azul.

Tecla de atalho:

• Adicionar hiperlink: Ctrl + K

Se quiser remover o seu hiperlink, destaque o texto sublinhado em azul, pressione os 3 pontos (…) no canto inferior direito da caixa de edição e clique em “Remover hiperlink”.

Desfazer e refazer

Desfaça sua última ação pressionando os 3 pontos (…) e clicando no botão “Desfazer”.

• Desfazer tecla de atalho: Ctrl + Z

Por outro lado, se isso foi feito por acidente você deve pressionar o botão “Refazer”, que se encontra à direita da tecla “Desfazer”.

• Tecla de atalho para refazer: Ctrl + Y

Alterar caso

Pressionar este botão abrirá uma lista suspensa de opções para alterar o texto destacado ou escrito no futuro para um determinado caso. Isso inclui “minúsculas”, “MAIÚSCULAS”, “Capitalizar cada palavra” e o padrão “Caixa de frase”.

Certifique-se de pressionar o botão Salvar quando terminar de personalizar sua assinatura para salvar suas alterações.

Dicas e práticas recomendadas para criar assinaturas eficazes no Outlook

Assim que sua assinatura estiver pronta para ser adicionada a correspondências futuras, certifique-se de que seu produto final seja adequado para a situação ou destinatário que você está contatando. Aqui estão algumas dicas e práticas recomendadas para criar uma assinatura eficaz no Outlook.

Mantenha sua assinatura simples

Mantenha sua assinatura concisa e direta. Use apenas uma imagem relevante e evite adicionar muito texto ou seus destinatários podem ignorar seu trabalho árduo.

Incluir apenas informações essenciais

Para uma assinatura comercial, mantenha suas informações amplamente limitadas ao seu nome, cargo, cargo da empresa, logotipo da empresa e informações de contato para manter uma aparência profissional em seus e-mails.

Use uma marca consistente

Ao representar uma empresa, siga as mesmas fontes e cores para permanecer uniforme com sua identidade.

Se você possui seu próprio negócio ou usa um e-mail pessoal, pode incluir seus pronomes, como pronunciar seu nome, links para suas redes sociais ou qualquer outra informação importante para permitir que seus destinatários o conheçam melhor.

Crie assinaturas adicionais

O Outlook permite que você crie quantas assinaturas desejar, mas pressionando “Nova Assinatura” na tela “Escrever e Responder”. Faça uma assinatura especificamente para a primeira vez que enviar um e-mail para alguém, para que ele saiba exatamente quem você é. Alternativamente, você também pode ter uma assinatura abreviada para respostas e mensagens encaminhadas para pessoas que você já conhece.

Você pode atribuir assinaturas específicas nos menus suspensos “Novas mensagens” e “Respostas/Encaminhamentos” na tela “Escrever e responder” no Outlook.

Teste suas assinaturas

Envie e-mails de teste para você ou colegas para garantir que sua assinatura apareça conforme o esperado e que todos os hiperlinks estejam funcionando corretamente.

Assinando assinaturas do Outlook

Criar uma assinatura no Outlook é um processo fácil que dá um toque profissional aos seus e-mails. Melhor ainda, existem opções de personalização para fazer uma assinatura bem desenhada no Outlook e adicionar outra camada de sofisticação à sua correspondência eletrônica. Experimente as opções personalizadas disponíveis para criar uma assinatura profissional e memorável e deixar uma impressão duradoura nos destinatários.

Você já adicionou uma assinatura no Outlook? Em caso afirmativo, você usou alguma das opções de personalização apresentadas neste artigo? Deixe-nos saber na seção de comentários abaixo.