Como verificar quem aceitou uma reunião no Outlook

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Se você organiza reuniões regularmente, entende a importância de obter respostas aos seus convites. Adivinhar quem estará presente em uma reunião é um grande problema que pode causar um desastre em um evento bem organizado por vários motivos. Além disso, você precisa ter certeza de que as pessoas que você convida para falar em uma reunião realmente comparecerão.

Felizmente, você não precisa correr o risco de passar vergonha ou perder dinheiro devido a um desastre na reunião. O Microsoft Office é o líder em aplicativos de calendário digital. Uma das melhores funções é rastrear eventos agendados que você cria no aplicativo. Depois de enviar os convites, basta aguardar as respostas ao seu RSVP digital.

Você precisa de ajuda para verificar quem aceitou sua solicitação de reunião no Microsoft Outlook? Este artigo lista instruções para os organizadores de reuniões do Outlook verem quais participantes respondem ao convite. As etapas são compiladas passo a passo para agilizar o processo.

Como verificar quem aceitou a reunião do Outlook em um PC com Windows

Depois de criar uma reunião, você se torna o organizador da reunião. Como organizador, você tem acesso a mais detalhes sobre a reunião do que os participantes e pode visualizar o status dos participantes quantas vezes quiser. Você também pode ver seus endereços de e-mail, além de respostas para correspondência adicional, se necessário.

Use a lista de rastreamento no Microsoft Outlook para ver as respostas às reuniões com estas etapas:

1. Clique no botão “Calendário” no Outlook.
   
2. Clique duas vezes na reunião que você deseja verificar no status do participante.
   
3. Clique na opção "Exibir status de rastreamento".
   

A última etapa abrirá uma lista de presença da reunião. Na coluna Resposta, você verá se as pessoas convidadas aceitaram, recusaram ou não responderam ao convite. Lembre-se de que um participante não é obrigado a enviar qualquer resposta. No entanto, se não o fizerem, você não poderá acompanhar a presença deles por meio do aplicativo.

Se você deseja entrar em contato com convidados que não responderam de uma forma ou de outra, pode entrar em contato por e-mail.

Somente o organizador da reunião pode visualizar o menu de acompanhamento. Se você gerou a reunião usando o Microsoft 365 , todos os participantes que usam o mesmo aplicativo também podem exibir as respostas ao convite.

Como Verificar Quem Aceitou a Reunião do Outlook em um Mac

Quando você agenda uma reunião usando o Microsoft Outlook no Mac , o participante pode aceitar imediatamente. Eles também podem editar a resposta e solicitar outro horário para se encontrar com você. Nesse caso, você tem as mesmas opções para responder à proposta deles.

Os convidados também podem aceitar provisoriamente, recusar ou optar por não responder. Você pode visualizar as respostas dos participantes ao seu convite seguindo as etapas abaixo.

1. Abra o Outlook
   
2. Vá para o Calendário.
   
3. Encontre a reunião para ver as respostas.
   
4. Toque no botão "Agendamento" na faixa de opções.
   

Em seguida, você verá uma resposta ao lado de cada participante, principalmente aqueles que podem ter usado a opção “Responda agora” e aceitado na hora. Os convidados também podem optar por recusar ou adiar sua resposta.

Não há opção para você visualizar a data ou hora em que as respostas são enviadas a você pelo participante. Se precisar de um carimbo de data/hora para as respostas, você pode salvar as notificações por e-mail recebidas para ter um registro de quando as respostas foram recebidas.

Você verá as respostas ao seu convite listadas como uma tabela. Isso pode representar um problema, pois você não pode classificar e filtrar a lista. Aqui está um método que permite classificar suas respostas:

1. Escolha a opção “Copiar status para a área de transferência”. A lista inteira estará no seu computador.
2. Abra o aplicativo Excel no seu dispositivo ou faça o download e instale- o, se necessário.
   
3. Cole a lista no Excel e classifique e filtre ao seu gosto.
   

O número máximo de destinatários que você pode rastrear no aplicativo Mac Outlook é 500 por e-mail. No entanto, uma lista de distribuição conta como apenas um destinatário. Além disso, você deve ter uma versão atualizada do Outlook para rastrear as respostas dos participantes em grandes reuniões.

Como verificar quem aceitou a reunião do Outlook em um iPhone

Monitorar quem está participando da sua reunião é mais conveniente usando o Outlook em um iPhone. Você tem a liberdade de ir a qualquer lugar e ainda conferir quem estará presente enquanto finaliza os planos. Para aproveitar esse benefício, você deve baixar o aplicativo Microsoft Outlook para começar.

As instruções para baixar o aplicativo Microsoft Outlook são as seguintes (caso ainda não o tenha):

1. Acesse a App Store em seu dispositivo.
   
2. Pesquise por “Microsoft Outlook”.
   
3. Toque em “Instalar” e digite seu ID Apple.
   

Agora você está pronto para usar o Outlook para verificar as respostas dos participantes ao seu convite. Comece fazendo o seguinte:

1. Sincronize a conta do Microsoft Outlook com o seu iPhone.
   
2. Selecione “Calendário” no painel de navegação.
   
3. Clique duas vezes na reunião que deseja verificar.
   
4. Clique na guia "Ocorrência de reunião".
5. Selecione a opção “Rastreamento”.
6. Escolha "Exibir status de rastreamento" para ver as respostas dos convidados.
   

Os eventos adicionados ao seu computador preenchem o seu dispositivo assim que o calendário do Outlook é sincronizado com o seu iPhone. Lembre-se de que a reunião deve ser criada em seu calendário principal para que você visualize as informações dos participantes. Você não pode acompanhar as respostas das pessoas que convida de um calendário secundário.

Como verificar quem aceitou conhecer o Outlook em um telefone Android?

Se você usa um dispositivo Android, pode ter mais mobilidade ao organizar sua reunião. Descubra quem aceitou seu convite de reunião em seu telefone Android em qualquer lugar. Antes de verificar, porém, primeiro você precisa baixar o aplicativo Microsoft Outlook para Android para o seu dispositivo.

Instruções para baixar o aplicativo Microsoft Outlook para Android (se ainda não o fez):

1. Encontre o aplicativo Play Store no seu telefone.
   
2. Pesquise e selecione o aplicativo Outlook.
3. Toque no botão "Instalar".
   
4. Abra o aplicativo e comece.
   

Depois de ter o aplicativo, é hora de sincronizar o aplicativo com seu telefone. As informações da reunião preencherão automaticamente o aplicativo em seu telefone se ele tiver sido configurado em seu computador ou tablet. Quando terminar a sincronização, você poderá visualizar as respostas ao seu convite de reunião usando seu dispositivo Android. Siga estas etapas para começar:

1. Selecione “Calendário” no aplicativo Outlook.
   
2. Abra a reunião para a qual você deseja verificar quem está participando.
   
3. Toque na opção "Visualizar status de rastreamento".
   

Você verá as respostas dos participantes no canto superior esquerdo da janela da reunião. A partir daqui, você pode ver os nomes dos convidados que aceitaram e recusaram. Os participantes que não responderam a esse ponto terão "nenhum" ao lado de seus nomes como status. Você pode optar por acompanhá-los por e-mail ou verificar novamente mais tarde para ver se eles respondem.

Você está cordialmente convidado

O Outlook é uma ferramenta útil para planejar uma reunião de qualquer tamanho. Você pode coordenar uma reunião de quinhentos a quinhentos convidados e ainda acompanhar quantos comparecerão. As instruções para baixar e usar o aplicativo Outlook são bem simples. Mas as recompensas por usar o Outlook para manter o controle eficiente de um convite de reunião são inestimáveis.

Você usa o Outlook para reuniões que não sejam relacionadas a negócios? Conte-nos em quais outros eventos você usou o aplicativo na seção de comentários abaixo.