Como agendar uma reunião no Microsoft Teams

Você pode fazer muitas coisas para melhorar a eficiência de sua equipe, e usar um hub de colaboração como o Microsoft Teams é uma delas. É uma ótima ferramenta de comunicação que você pode usar para conversar, compartilhar arquivos e fazer reuniões de áudio e vídeo com sua equipe.

Se você está apenas começando com o Teams, talvez não saiba como agendar uma reunião. Existem várias maneiras de fazer isso e suas opções dependerão de qual versão do Microsoft Teams você está usando. Neste artigo, daremos todos os detalhes que você precisa saber.

Agendando uma reunião no Microsoft Teams

Sua conta do Microsoft Teams está conectada a todos os produtos do Microsoft 365 Group, como SharePoint, Outlook, Yammer, etc. E o calendário que você usa no Teams está diretamente conectado ao calendário do Microsoft Exchange.

O Outlook também usa o calendário do Exchange. Isso significa que, depois de agendar uma reunião via Outlook, ela aparecerá automaticamente no Teams e vice-versa. Veja como você pode agendar uma reunião no Microsoft Teams:

1. No bate-papo do Teams, clique no ícone Agendar uma reunião (na caixa da nova mensagem).
2. Em seguida, selecione Calendário , que está no painel lateral esquerdo, e clique em Nova reunião .
3. Uma janela pop-up aparecerá. Você pode selecionar a hora e a data da reunião.
4. Ao terminar o agendamento, clique em Salvar . Depois disso, a janela pop-up será fechada e você poderá enviar os convites da reunião usando o Outlook.

Assistente de Agendamento

Na janela pop-up, você também pode usar a função de Assistente de Agendamento . Esse recurso ajudará você a encontrar o momento certo para todos os membros de sua equipe, inclusive você.

Ao selecionar esta opção, você poderá ver quando os participantes da reunião estão livres e quando estão ocupados. Azul escuro representa os intervalos de tempo quando eles não estão disponíveis. Os horários em azul claro são os horários disponíveis e os horários em cinza são as horas de folga do participante.

Convidando pessoas fora de sua equipe

Uma das grandes vantagens do Microsoft Teams é que você pode convidar pessoas de fora da sua organização para participar da reunião.

Eles nem precisam ter uma licença do Microsoft Teams. Tudo o que você precisa é o nome e endereço de e-mail, e você pode enviar o convite. Aqui está o que você precisa fazer:

1. Abra a opção Adicionar participantes necessários no formulário pop-up Nova reunião.
2. Clique em Opcional .
3. Digite o endereço de e-mail da pessoa.
4. Clique em Convidar , um convite por e-mail logo chegará à caixa de entrada.

Você também pode agendar uma reunião que acontecerá dentro de um canal específico do Teams. No formulário Nova reunião , selecione Adicionar canal . Depois de configurar e enviar os convites, você não poderá alterar o canal.

Se precisar fazer uma alteração, você terá que criar novos convites. Além disso, se uma reunião for realizada em um canal, todos que fazem parte dessa equipe poderão ingressar na reunião, mesmo que não tenham recebido o convite.

Edição gratuita do Microsoft Teams

Caso esteja usando uma edição gratuita do Teams, você pode estar se perguntando onde está a opção de agendamento em seu aplicativo. Bem, infelizmente, na versão gratuita do Microsoft Teams, você não pode agendar uma reunião.

Mas isso não significa que você não possa ter uma reunião. O app tem a opção Meet Now para quando você tiver que reunir a equipe rapidamente.

Tudo o que você precisa fazer é clicar no ícone da câmera ao lado de Meet now e selecionar todos os nomes das pessoas que participarão da reunião. Esse recurso também está disponível para contas do Teams baseadas em assinatura.

Mais sobre reuniões de equipe da Microsoft

Você pode ter até 250 pessoas em uma única reunião do Teams. No entanto, você não pode ver todos os participantes ao mesmo tempo. Antes das atualizações recentes, você só podia ver até quatro participantes ativos em uma chamada. Agora você pode ter nove participantes na tela ao mesmo tempo. Mas a nova atualização trouxe algumas outras inovações interessantes.

Os participantes da reunião do Microsoft Teams agora têm melhor qualidade de áudio e planos de fundo personalizados para as reuniões. Você também pode fixar um vídeo se houver necessidade de concentrar mais atenção em um determinado participante da reunião. Outros recursos relacionados a reuniões incluem um lobby virtual, compartilhamento de tela e solução de problemas interativa.

Aproxime sua(s) equipe(s)

Há muitas maneiras de tornar seu local de trabalho mais eficiente usando o Microsoft Teams. É principalmente um aplicativo baseado em bate-papo e compartilhamento de arquivos. Mas também é uma ferramenta fantástica quando você precisa fazer uma videoconferência com sua equipe.

Agendar uma reunião com um Assistente de Agendamento torna a logística de encontrar o horário certo muito mais confortável. E se alguém não fizer parte de sua organização ou equipe, ainda assim poderá ingressar. Basta enviar-lhes um convite por e-mail.

Você já participou de uma reunião do Microsoft Teams? Ou um agendado? Deixe-nos saber na seção de comentários abaixo.