Por que a Caixa de Seleção é um recurso subutilizado do Excel?

À primeira vista, as caixas de seleção do Excel parecem um recurso muito simples, o que provavelmente explica por que elas são frequentemente ignoradas. Mas, quando usado corretamente, esse recurso negligenciado pode transformar suas planilhas em documentos interativos e fáceis de usar. Vejamos alguns exemplos simples!

1. Crie pesquisas e formulários interativos

As caixas de seleção do Excel fornecem uma maneira de criar pesquisas e formulários interativos que imitam suas versões online. Isso simplifica a coleta de dados, tornando-os ideais para pesquisas internas, questionários simples ou coleta de feedback.

As caixas de seleção também permitem a validação de dados. Por exemplo, você pode pedir que os usuários concordem em compartilhar seus endereços de e-mail antes de inseri-los.

Para fazer isso, siga os passos abaixo:

• Clique na caixa de texto onde o usuário deve inserir um endereço de e-mail.
• Selecione a guia Dados e clique em Validação de Dados na seção Ferramentas de Dados da faixa de opções.
• Na aba Configurações , clique no menu suspenso abaixo de Permitir e selecione Personalizado no menu.
• Na caixa de texto abaixo de Fórmula , digite um sinal de igual seguido pela célula que contém a caixa de seleção. No exemplo, a fórmula é =C21 .
• Selecione a aba Alerta de erro .
• Na caixa de texto abaixo Mensagem de erro , insira a mensagem que você deseja exibir se um usuário tentar inserir seu endereço de e-mail sem marcar a caixa de seleção.
• Clique em OK para fechar a caixa de diálogo e aplicar as alterações.

Se o usuário digitar seu endereço de e-mail sem marcar a caixa de seleção, ele receberá uma mensagem de erro.

2. Acompanhe tarefas e itens importantes

Você não precisa baixar um aplicativo separado para criar uma lista de tarefas. Você pode usar as caixas de seleção do Excel para rastrear tarefas, projetos, itens de inventário ou participantes. Por exemplo, você pode criar uma lista de tarefas em uma planilha de planejamento de eventos com caixas de seleção para marcar tarefas concluídas.

Para ir um passo além, você pode usar a função FILTRO no Excel para filtrar determinadas tarefas com base no fato de estarem marcadas ou não. Crie uma nova planilha chamada Tarefas Pendentes para filtrar as tarefas não concluídas.

Em uma nova planilha, selecione a célula onde você deseja colocar a fórmula FILTRO. A sintaxe ficará assim:

=FILTER([array_range], [filter_range], [value_if_empty])

No exemplo acima, tanto a matriz quanto o intervalo de filtros estão na planilha de tarefas . O intervalo da matriz é B4:B9 , onde está a descrição da tarefa, e o intervalo do filtro é F4:F9 , onde estão as caixas de seleção. Então a fórmula real se parece com isso:

=FILTER('To-Do'!B4:B9,'To-Do'!F4:F9=FALSE, "")

Basicamente, essa fórmula significa que queremos exibir tarefas que não foram marcadas como concluídas (equivalente a FALSE ). As aspas duplas no final indicam à fórmula que não deve exibir nada se não houver resultado. Dessa forma, você não receberá uma mensagem de erro quando a célula estiver vazia.

Supondo que tudo esteja configurado corretamente, todas as tarefas pendentes aparecerão na planilha Tarefas Pendentes . Sempre que você marca uma tarefa como concluída na planilha de Tarefas, ela desaparece da planilha de Tarefas Pendentes.

Você pode até criar outra planilha para acompanhar as tarefas concluídas. Basta substituir FALSE na fórmula por TRUE e pronto.

3. Aplique formatação condicional com base na seleção da caixa de seleção

As caixas de seleção também permitem que você aplique formatação condicional no Excel, tornando suas planilhas mais dinâmicas. Por exemplo, você pode alterar a cor de fundo para verde para facilitar a identificação das tarefas concluídas.

• Selecione o intervalo de células que você deseja formatar.
• Na seção Estilos da guia Início , clique em Formatação Condicional > Nova Regra .
• Na caixa de diálogo, selecione Usar uma fórmula para determinar quais células formatar .
• Clique dentro do texto abaixo Formatar valores onde esta fórmula é verdadeira e, em seguida, clique na primeira caixa de seleção. Isso lhe dará uma fórmula que aponta para essa caixa de seleção.
• Remova o segundo cifrão da fórmula. Ficaria parecido com =$F4 .
• Clique no botão Formatar .
• Selecione a aba Preenchimento , escolha a cor que deseja que a célula formatada altere e clique em OK .

Dica : No Excel, o cifrão ($) indica uma referência absoluta. Quando uma fórmula tem linhas e colunas absolutas, todas as regras de formatação são aplicadas à primeira célula. É por isso que o segundo cifrão teve que ser removido.

Agora, quando você clicar na caixa de seleção, o Excel aplicará automaticamente a formatação condicional.

As caixas de seleção no Excel podem fazer mais do que você imagina. Embora o artigo tenha abordado algumas aplicações básicas, você pode explorar usos mais complexos combinando caixas de seleção com outras funções e recursos do Excel. Experimente em suas planilhas para liberar todo o seu potencial!