Como rastrear inscrições usando o Planilhas Google

Com o surgimento de softwares e modelos de negócios baseados em assinatura, é importante ter um sistema para gerenciar e rastrear os serviços pelos quais você paga. Felizmente, o Planilhas Google é a única ferramenta necessária para registrar e gerenciar essas assinaturas.

Por que usar o Planilhas Google para rastrear inscrições?

Há várias maneiras de rastrear suas assinaturas mensais, incluindo lojas de aplicativos móveis (Google Play ou App Store) e aplicativos de rastreamento de assinaturas pagas. No entanto, as lojas de aplicativos só podem rastrear pagamentos feitos dentro da plataforma, e os aplicativos de rastreamento pagos geralmente são apenas mais uma assinatura na sua fatura mensal.

Em contraste, o Planilhas Google é totalmente gratuito, leve, extensível e multiplataforma. Ele também é fácil de usar e suporta fórmulas, filtros e formatação condicional para agregar custos, destacar renovações futuras e classificar assinaturas por categoria. Ele oferece suporte à colaboração, o que pode ser útil para casais e familiares, e as planilhas podem ser facilmente compartilhadas ou exportadas em vários formatos.

Dica : além de rastrear assinaturas, o Planilhas Google também pode registrar despesas mensais . Você pode adicionar o custo da assinatura ao seu custo mensal.

Como configurar um rastreador de registro no Planilhas Google

Criar um rastreador de assinaturas não é tão fácil quanto instalar um aplicativo e importar suas assinaturas existentes. Isso leva bastante tempo, principalmente se você não estiver usando um modelo.

Por esse motivo, o artigo criou uma planilha de acompanhamento de assinaturas com cabeçalhos de coluna para nome da assinatura, categoria da assinatura, frequência de cobrança e valor cobrado, data da assinatura, custo mensal, custo anual, custo vitalício e ação a ser tomada (por exemplo, cancelar ou renovar).

As colunas Categoria e Frequência têm campos suspensos para informações de registro. Fórmulas baseadas na frequência de cobrança, valor e data de início calculam automaticamente os custos mensais, anuais e vitalícios das assinaturas.

A fórmula para calcular os custos mensais é a seguinte:

=IFS(C2="Annually",F2/12,C2 = "Weekly", F2*4, C2 = "Monthly", F2)

As cobranças mensais são baseadas na frequência de assinatura especificada. O valor pago é dividido por 12, multiplicado por 4 ou inserido como um valor inteiro na célula.

Para saber o custo anual de uma assinatura, multiplique o custo mensal por 12. Para calcular o custo vitalício, use a fórmula para encontrar o número de semanas, meses ou anos desde o seu primeiro pagamento e multiplique pelo valor pago:

=IFS(C2 = "Weekly", F2 * INT((TODAY()-D2)/7), C2 = "Monthly", (DATEDIF(D2,TODAY(), "m") * F2), C2 = "Annually", (H2 * DATEDIF(D2, TODAY(),"y")))

A última coluna, Ação , é onde você pode especificar se deseja renovar, cancelar ou até mesmo atualizar sua assinatura.

Aproveite ao máximo seu rastreador de assinaturas

Se você tem apenas algumas assinaturas para rastrear e tudo o que precisa é de um lugar para organizá-las e vê-las todas de uma vez, o modelo acima funcionará bem. Mas para aproveitar ao máximo o rastreador de assinaturas, você precisará de recursos avançados do Planilhas Google, como formatação condicional e Tabelas Dinâmicas.

Formatação Condicional

A formatação condicional pode ser usada para destacar assinaturas que estão prestes a expirar. Para acompanhar os próximos registros, adicione duas colunas adicionais à planilha: Próxima data de vencimento e Dias para ação . Dias para Ação é uma coluna calculada que subtrai automaticamente a data atual da data de renovação usando a fórmula abaixo:

=IF(E2="","", E2-TODAY())

Depois de configurar essas colunas, você pode aplicar formatação condicional para destacar assinaturas com vencimento em menos de um mês.

Para aplicar formatação condicional a uma planilha, navegue até Formatar > Formatação Condicional . Insira o intervalo de células a serem formatadas na caixa de texto Aplicar ao intervalo . Em Regras de formato , clique na primeira caixa suspensa ( Formatar células se… ) e selecione Fórmula personalizada é .

Em seguida, insira a seguinte fórmula no campo de valor ou fórmula:

=AND(ISNUMBER($K2), $K2 <=>

A fórmula acima verifica se a coluna Dias para Ação contém um número e se esse número é menor ou igual a 28 . Você pode criar outra regra de formatação para verificar se o número de dias em que uma ação específica foi executada é menor ou igual a uma semana.

Nota : Use uma cor de preenchimento diferente para os cabeçalhos das colunas que contêm fórmulas. Isso significa que eles não são editados manualmente.

Você tem uma maneira rápida e fácil de gerenciar suas assinaturas de serviço no Planilhas Google. Como desafio, tente usar o Apps Script para configurar um lembrete automático por e-mail. Você pode pedir ao Gemini para gerar um código, adicioná-lo à sua planilha e configurar um gatilho para ser executado quando sua renovação vencer dentro de um número específico de dias. Considere também cancelar assinaturas que não oferecem mais o mesmo valor de antes.