9 dicas para economizar tempo ao formatar documentos no Microsoft Word

Para a maioria das pessoas, o Microsoft Word é a ferramenta ideal para criar documentos profissionais, mas a formatação pode ser demorada. Felizmente, algumas dicas simples podem simplificar seu fluxo de trabalho, ajudando você a criar documentos elegantes e visualmente atraentes em apenas alguns minutos.

Índice

• 1. Use atalhos essenciais
• 2. Use modelos do Word
• 3. Implemente formatação consistente com estilos
• 4. Personalize a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido
• 5. Navegue usando o painel de navegação
• 6. Aplique formatação a várias seções usando o Pincel de Formatação
• 7. Personalize o recurso AutoCorreção
• 8. Reutilize conteúdo com Quick Parts
• 9. Modifique a formatação usando Revelar formatação

1. Use atalhos essenciais

Mantendo os dedos nas teclas, você pode aplicar alterações rápidas de formatação e manter o foco na escrita — sem mais precisar usar o mouse e se distrair.

Por exemplo, para colocar texto em negrito, basta pressionar Ctrl + B . Da mesma forma, para colocar em itálico, use Ctrl + I e para sublinhar, pressione Ctrl + U . Esses atalhos básicos de formatação são apenas a ponta do iceberg dos truques para economizar tempo no Word.

Você pode alinhar rapidamente o texto à esquerda, ao centro ou à direita usando Ctrl + L, Ctrl + E e Ctrl + R. Pressione Ctrl + 2 para espaçamento duplo no documento e Ctrl + 1 para espaçamento simples. Esses atalhos facilitam o ajuste do layout do seu documento.

Para uma lista mais abrangente de atalhos de teclado que economizam tempo no Word, consulte nosso artigo sobre atalhos de teclado do Windows que todo usuário do Word deve conhecer .

2. Use modelos do Word

Se você cria muitos documentos semelhantes, como relatórios, faturas ou boletins informativos, usar modelos do Word pode economizar muito tempo. Os modelos do Word vêm pré-formatados com espaços reservados para seu conteúdo, para que você não precise começar do zero todas as vezes.

O Word fornece muitos modelos integrados para tipos comuns de documentos, acessíveis através do menu Novo Documento . Escolha o modelo que melhor se adapta às suas necessidades e você terá um documento projetado profissionalmente, preenchido com seu próprio conteúdo, é claro.

Para mais opções, confira estes sites para baixar modelos do Microsoft Word . Você encontrará muitos modelos gratuitos e premium projetados para diferentes setores e propósitos. Use estes modelos para criar lindos documentos com o mínimo de esforço.

Mas se você tiver requisitos de formatação específicos que os modelos existentes não atendem, considere criar um modelo personalizado no Microsoft Word . Ao salvar seus próprios modelos com os estilos que você gosta, você pode reutilizá-los sempre que precisar.

3. Implemente formatação consistente com estilos

Você deve sempre usar Estilos no Word para aplicar formatação consistente em todo o documento. Primeiro, você define estilos para títulos, parágrafos e outros elementos; Assim, você pode ter uma aparência consistente sem formatar manualmente cada seção.

Para aplicar um estilo, selecione o texto e escolha o estilo desejado na galeria Estilos na aba Início . Se precisar modificar um estilo, clique com o botão direito do mouse e selecione Modificar para personalizar a fonte, o tamanho, a cor e outras propriedades. Quaisquer alterações atualizarão automaticamente todas as instâncias desse estilo no seu documento.

4. Personalize a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido

A Barra de Ferramentas de Acesso Rápido é um recurso útil que permite que você mantenha seus comandos mais usados ​​a apenas um clique de distância. Por padrão, esta barra inclui comandos básicos como Salvar, Desfazer e Refazer , mas você pode personalizá-la facilmente para incluir suas ferramentas de formatação usadas com frequência.

Para adicionar um comando à barra de ferramentas, clique com o botão direito do mouse na faixa de opções e selecione Adicionar à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido . Dessa forma, você pode criar uma coleção de elementos de formatação personalizados, como estilos favoritos, Pincel de Formatação ou opções de alinhamento de texto.

Economiza tempo, pois elimina a necessidade de pesquisar na faixa de opções sempre que você quiser aplicar um formato específico.

5. Navegue usando o painel de navegação

Rolar pelas páginas para encontrar uma seção específica pode ser muito difícil quando se trabalha com documentos longos. O painel de navegação é outra ferramenta poderosa que ajuda você a alternar rapidamente entre as seções.

Para acessar o painel de navegação, vá até a aba Exibir e marque a caixa ao lado de Painel de navegação . Isso abrirá uma barra lateral que mostra uma lista de títulos no seu documento. Clique em qualquer título para navegar diretamente para essa seção.

O painel de navegação é especialmente útil quando você precisa fazer alterações de formatação em partes específicas do seu documento. Você pode aplicar atualizações de formatação de forma eficiente, sem muita rolagem ou pesquisa manual.

6. Aplique formatação a várias seções usando o Pincel de Formatação

O Pincel de Formatação é uma ferramenta útil que permite copiar rapidamente a formatação de uma parte de um documento e aplicá-la a outra. Esse recurso economiza muito tempo quando você precisa manter uma formatação consistente em todo o seu conteúdo.

Para usar o Pincel de formatação, selecione o texto cuja formatação você deseja copiar, clique no ícone do Pincel de formatação na guia Início (ele se parece com um pincel) e, em seguida, clique e arraste sobre o texto ao qual deseja aplicar a formatação.

Dica : Se você precisar aplicar a mesma formatação a várias seções, clique duas vezes no ícone do Pincel de Formatação. Isso manterá a ferramenta ativa até que você pressione Esc ou clique no ícone novamente.

7. Personalize o recurso AutoCorreção

Por padrão, a Correção Automática corrige automaticamente erros de digitação e ortografia comuns, mas você também pode usá-la para criar atalhos personalizados para frases ou formatações usadas com frequência.

Para personalizar a Correção Automática, vá para Arquivo > Opções > Revisão > Opções de Correção Automática . Aqui você pode adicionar suas próprias entradas à lista. Por exemplo, você pode definir "br" para expandir automaticamente para "Atenciosamente" ou "mh" para se tornar "Nome da minha empresa" na fonte e no tamanho que preferir.

Você também pode encontrar a Correção Automática de Matemática no mesmo menu. Esse recurso é especialmente útil para pessoas que frequentemente incluem equações ou símbolos matemáticos em seus documentos.

Por padrão, o Word reconhece muitos atalhos matemáticos, como digitar "\pi" para inserir o símbolo pi (π) ou "\sqrt" seguido de um número para criar o símbolo de raiz quadrada (√).

8. Reutilize conteúdo com Quick Parts

O Quick Parts é uma ótima maneira de armazenar e reutilizar conteúdo formatado. Esse conteúdo inclui cabeçalhos, rodapés, páginas de capa ou até mesmo seções inteiras do documento. Ao salvar esses componentes como Partes Rápidas, você pode inseri-los em qualquer documento com apenas alguns cliques.

Para criar uma Parte Rápida, selecione o conteúdo que deseja salvar e vá para Inserir > Partes Rápidas > Salvar Seleção na Galeria de Partes Rápidas . Dê um nome ao seu bloco de construção, escolha uma categoria e clique em OK . Agora, sempre que precisar usar esse conteúdo, basta ir em Inserir > Partes Rápidas e selecioná-lo na biblioteca.

A página de capa também é um ótimo exemplo de como o Quick Parts pode economizar seu tempo. Em vez de criar uma nova página de rosto do zero para cada documento, você pode criar uma página de rosto personalizada uma vez, salvá-la como uma Parte Rápida e inseri-la rapidamente em qualquer documento quando necessário.

9. Modifique a formatação usando Revelar formatação

O painel Revelar formatação exibe todos os detalhes de formatação do texto selecionado, incluindo fonte, tamanho, estilo e configurações de parágrafo.

Para acessar o painel Revelar formatação, pressione Shift + F1 . Este painel aparecerá no lado direito da tela, fornecendo detalhes sobre a formatação aplicada ao texto selecionado.

Além disso, o painel Revelar formatação permite que você modifique a formatação diretamente do próprio painel. Você pode clicar no elemento de formatação que deseja alterar, como fonte ou espaçamento de parágrafo, e fazer os ajustes desejados.

Fazer isso pode economizar tempo, eliminando a necessidade de navegar por vários menus e caixas de diálogo para modificar a formatação.

Agora que você conhece essas dicas para economizar tempo, você pode criar documentos profissionais e bem formatados em pouco tempo.